Hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc & cơ cấu tổ chức

1. Hành chính nhân sự (HCNS) là gì?

Hành chính nhân sự (HCNS) là bộ phận chuyên chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư và lưu trữ thông tin cá nhân của nguồn lực lao động trong công ty.

Ngoài ra, mô tả công việc hành chính nhân sự còn bao gồm quản lý và giám sát các sự kiện nội bộ trong công ty như: du lịch, sinh nhật hay tổng kết năm. Khi doanh nghiệp gặp phải tình trạng thiếu nhân sự, bộ phận HCNS sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.

2. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Mức lương của hành chính nhân sự còn phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm chuyên môn của mỗi cá nhân. Mức thu nhập chung cho công việc này dao động từ 3.000.000 - 50.000.000 VNĐ/tháng, các vị trí khác nhau sẽ có mức lương chênh lệch rõ rệt. Dưới đây là thông tin cụ thể về mức lương cho từng cấp bậc của hành chính nhân sự:

3. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự vận hành trôi chảy các hoạt động hành chính và nhân sự trong Công ty. Công việc của hành chính nhân sự không chỉ giới hạn ở việc xử lý giấy tờ mà còn bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng khác.

3.1. Hỗ trợ tính lương

Tính lương là nhiệm vụ chính của chuyên viên C&B, tuy nhiên, nhân viên hành chính nhân sự cũng có thể tham gia vào các công việc liên quan. Họ có thể quản lý chấm công hàng ngày cho nhân viên, lập danh sách lương, thưởng hàng tháng, hỗ trợ C&B và kế toán trong việc chi trả và thanh toán lương đúng hạn.

3.2. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Đây là nhiệm vụ cơ bản của nhân viên hành chính nhân sự ở mọi cấp độ trong công ty. Công việc này chủ yếu tiếp nhận công văn, đơn thư, giấy tờ đề nghị, văn bản và tài liệu gửi đến công ty. Ngoài ra, họ sẽ giải quyết các công việc trong phạm vi quyền hạn được giao, sau đó lưu trữ các thông tin cần thiết vào kho dữ liệu của công ty.

3.3. Quản lý tài sản, thiết bị

Nhân viên hành chính nhân sự cũng chịu trách nhiệm quản lý tài sản và thiết bị của công ty. Họ phụ trách theo dõi tình trạng máy móc, thiết bị và xử lý các vấn đề như hỏng hóc, cần bảo trị hoặc thay thế để đảm bảo tiến độ làm việc của bộ phận sản xuất. Ngoài ra, công việc này còn bao gồm kê khai ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện mua sắm các vật dụng cho các phòng ban.

3.4. Quản lý công tác truyền thông nội bộ

Vị trí hành chính nhân sự cần phải tham gia tổ chức các sự kiện và hoạt động giải trí cho nhân viên nhằm phát triển văn hóa doanh nghiệp. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ sắp xếp chỗ ở cho nhân viên và lãnh đạo khi đi công tác, tổ chức các chuyến du lịch công ty và thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ.

4. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả cao, các chức năng trong phòng này được phân chia rõ ràng thông qua các bộ phận chuyên biệt.

4.1. Bộ phận tuyển dụng

Nhiệm vụ của bộ phận này là tìm kiếm và thu hút ứng viên cho các vị trí trong công ty. Họ chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược tuyển dụng qua các kênh truyền thông và triển khai quy trình này. Nhằm đạt được hiệu quả, nhân viên tuyển dụng cần hiểu rõ nhu cầu của từng bộ phận và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.

4.2. Bộ phận hành chính

Nhân viên làm việc tại bộ phận này có trách nhiệm quản lý và bảo vệ các giấy tờ, văn bản và tài sản của công ty. Họ cũng tổ chức các cuộc họp, sắp xếp lịch hẹn với đối tác và thực hiện những nhiệm vụ khác tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

4.3. Bộ phận đào tạo và phát triển

Bộ phận đào tạo và phát triển có nhiệm vụ nâng cao năng lực của nhân viên. Thông qua việc đào tạo, những người trong bộ phận này giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng, tạo điều kiện cho họ tiến xa hơn trong sự nghiệp.

4.4. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

Đây là bộ phận có trách nhiệm xây dựng và cải tiến chính sách lương cũng như phúc lợi cho nhân viên, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và các quy định pháp luật. Để thực hiện tốt công việc này, nhân viên C&B cần nắm vững những quy định và chính sách lao động.

5. Tố chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là yếu tố quan trọng góp phần tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả và hài hòa. Nhằm hoàn thành tốt những công việc được giao, họ cần sở hữu những tố chất cần thiết sau:

• Tỉ mỉ, cẩn thận: Nhân viên hành chính nhân sự cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo những thông tin và tài liệu luôn chính xác.

• Kỷ luật, trách nhiệm: Đây là một trong những tố chất quan trọng giúp nhân viên hành chính nhân sự duy trì công việc theo đúng quy trình, thời gian và quy định của tổ chức.

• Thấu hiểu, đồng cảm: Họ cần lắng nghe, chia sẻ và hỗ trợ nhân viên trong công ty để tạo nên môi trường làm việc hài hòa, hiệu quả.

• Tầm nhìn xa trông rộng: Tố chất này giúp nhân viên hành chính nhân sự có thể dự đoán và chuẩn bị cho những thay đổi, xu hướng trong công ty.

• Đạo đức và tính trung thực: Nhân viên hành chính nhân sự cần tôn trọng quyền lợi cá nhân và công ty, xử lý thông tin nhạy cảm một cách công tâm, minh bạch.

5. Kỹ năng cần có của người làm hành chính nhân sự

Công việc hành chính nhân sự đòi hỏi bạn cần phối hợp linh hoạt với nhiều phòng ban. Vì vậy, để đảm nhận vị trí này, các ứng viên cần đáp ứng yêu cầu về những kỹ năng dưới đây:

• Kỹ năng tổ chức: Đây là kỹ năng quan trọng để tổ chức thành công và hiệu quả các hoạt động, sự kiện của công ty.

• Kỹ năng lắng nghe: Khả năng lắng nghe cẩn thận và quan sát môi trường làm việc sẽ giúp họ đưa những quyết định và hành động phù hợp.

• Kỹ năng giao tiếp: Duy trì mối quan hệ hài hòa giữa nhân viên, phòng ban và lãnh đạo sẽ giúp hiệu quả công việc tăng cao, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

• Kỹ năng đa nhiệm: Hầu hết nhân viên hành chính nhân sự ở các doanh nghiệp sẽ đảm nhận nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau.

• Kỹ năng đối phó áp lực: Sự bình tĩnh và khả năng giữ vững tâm lý trong những tình huống khẩn cấp, deadline gấp rút là yếu tố cần thiết đối với vị trí hành chính nhân sự.

• Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng ưu tiên và phân chia thời gian sao cho hiệu quả sẽ giúp nhân viên hành chính nhân sự hoàn thành các đầu công việc đúng hạn.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Đây là kỹ năng bắt buộc vì hầu hết công việc hành chính nhân sự sẽ thực hiện lưu trữ giấy tờ, bảng lương cùng những thông tin quan trọng khác.

7. Trường đào tạo ngành nhân sự uy tín hiện nay

Ngành nhân sự là gì mà ngày càng nhiều bạn trẻ lựa chọn theo học? Đây là ngành chuyên chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư và lưu trữ thông tin cá nhân của công ty. Với nhu cầu nhân lực cao, nhiều trường đại học tại Việt Nam cung cấp chương trình đào tạo chất lượng. Dưới đây là danh sách các trường đào tạo ngành nhân sự uy tín hiện nay:

Hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc hành chính nhân sự? Đây là câu hỏi được nhiều bạn trẻ quan tâm khi lựa chọn hướng đi cho tương lai. Hành chính nhân sự có thể được xem là cầu nối giữa nhân viên và ban lãnh đạo, góp phần tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện. Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc về công việc và kỹ năng cần có của ngành Hành chính nhân sự. Nếu đang có nhu cầu tìm việc hành chính nhân sự, bạn có thể truy cập vào website tuyển dụng Job3s.com.vn để biết thêm thông tin chi tiết.