Tìm việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng ngày 08/01/2025 update 1 việc làm

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng tăng cao vì các công ty sản xuất quy mô lớn có nhiều đơn hàng, nhiều công đoạn phải giải quyết nên cần người theo dõi đơn hàng để xử lý tình huống khi gặp khó khăn. Đây là cơ hội việc làm cho các ứng viên có chuyên môn về lĩnh vực này với mức lương ổn định dao động từ 10.000.000 - 15.000.000 VNĐ/tháng.

1. Nhu cầu nhân lực của việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng

Nhân viên theo dõi đơn hàng (hay còn được gọi Merchandiser) là người chịu trách nhiệm về đơn hàng, làm sao đảm bảo sản phẩm chất lượng tốt, số lượng đầy đủ khi vận chuyên về tay khách hàng. Nhân viên theo dõi đơn hàng cũng là cầu nối giữa khách hàng và nhà sản xuất.

Vai trò của nhân viên theo dõi đơn hàng rất quan trọng vì đây là vị trí “mắt xích” kết nối giữa doanh nghiệp, nhà máy sản xuất với người tiêu dùng. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn đều đầu tư nhân lực khá nhiều cho vị trí này. Từ đây, nhu cầu tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng gia tăng.

Hiện nay, do tính chất đảm bảo yêu cầu về dịch vụ chăm sóc khách hàng nên yêu cầu tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng ngày càng tăng cao. Các công ty chuyên làm về lĩnh vực như may mặc, hàng tiêu dùng, dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển… đều cần nhân lực ở lĩnh vực này. Đây là cơ hội tốt cho các ứng viên am hiểu ngành nghề theo dõi đơn hàng.

Có tới hàng trăm, hàng nghìn tin tức tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng mỗi tháng trên các trang web việc làm hiện nay. Điều này cho thấy nhu cầu cấp thiết về nhân lực của các doanh nghiệp cho ngành nghề này.

2. Cập nhật mức lương tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng

Nhân viên theo dõi đơn hàng là vị trí được tuyển dụng khá nhiều và có cơ hội thăng tiến trong các công ty có quy mô lớn. Nhà tuyển dụng luôn ưu ái cho các ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Dưới đây là mức lương chi tiết:

3. Mô tả công việc chi tiết của nhân viên theo dõi đơn hàng

Công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng thường làm việc cùng với bộ phận kinh doanh và quản lý kho. Các nhiệm vụ của vị trí này thay đổi phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô công ty. Dưới đây là công việc chi tiết khi tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng bạn cần nắm được:

Tiếp nhận đơn hàng

• Tiếp nhận thông tin về đơn hàng từ 2 bộ phận kinh doanh và bán hàng.
• Liên hệ bộ phận sản xuất, kiểm tra số lượng hàng tồn.
• Xác nhận lại thông tin như địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán và nhập lên hệ thống.
• Cập nhật thông tin liên quan đến thời gian lấy hàng, giao hàng.
• Xuất hóa đơn theo quy định, gửi lại bản sao hóa đơn cho khách.

Theo dõi tiến độ và vận đơn

• Theo dõi, quản lý quá trình sản xuất, nhập kho và những thông tin sản phẩm.
• Làm việc với bên sản xuất, kỹ thuật để kiểm soát chất lượng hàng hóa.
• Liên hệ với bộ phận vật tư để đảm bảo nguồn hàng, nguyên liệu cho quá trình sản xuất.
• Theo dõi thông tin vận đơn như vị trí, tiến độ giao hàng, ngày giao, thời gian hoàn thành đơn.
• Kiểm tra thông tin liên quan đến hình thức thanh toán.

Làm thủ tục liên quan đến kho vận

• Khi tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng, doanh nghiệp sẽ yêu cầu bạn xử lý thủ tục nhập hàng như kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa của đơn đặt hàng.
• Đóng gói theo yêu cầu về số lượng, chất lượng.
• Làm thủ tục liên quan như xuất hàng hóa.
• Làm việc với bộ phận liên quan như vận chuyển, đơn vị cung ứng.
• Xử lý hàng trả lại, đơn không giao, cập nhật lên hệ thống.

Hỗ trợ giải đáp thắc mắc

• Liên hệ với khách hàng, tiếp nhận các phản hồi về chất lượng hàng hóa, mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm.
• Giải đáp các thắc mắc của khách hàng bao gồm quá trình đóng gói, giao hàng.
• Tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, góp ý của khách hàng về toàn bộ quá trình.

Ngoài ra, nhân viên theo dõi đơn hàng cần thực hiện một số công việc khác như xử lý, lưu trữ, cập nhật chứng từ, hóa đơn liên quan đến hàng hóa bao gồm hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng và các chứng từ vận chuyển khác. Khi tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng, các doanh nghiệp sẽ yêu cầu bạn báo cáo định kỳ theo quy định, xử lý những vấn đề phát sinh và các công việc theo yêu cầu của cấp trên.

4. Những kỹ năng và yêu cầu cần có khi tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng nhiều năm nay đều duy trì ở mức cao. Nhưng, các nhà tuyển dụng luôn có những yêu cầu riêng dành cho các ứng viên muốn xin vào vị trí này:

Kỹ năng giao tiếp và phục vụ khách hàng

Công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng bao gồm cả việc tiếp xúc với khách hàng có thể là nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc đồng nghiệp nên kỹ năng giao tiếp rất quan trọng với những người làm công việc này. Muốn làm nhân viên theo dõi đơn hàng, bạn cần rèn luyện thêm kỹ năng đàm phán giỏi.

Ngoài ra, vì tính chất công việc luôn cần tương tác với khách hàng, nhân viên cũng cần sở hữu kỹ năng chăm sóc người mua tận tâm. Việc này có thể giúp bạn kiểm soát, xử lý tình huống khó khăn chuyên nghiệp.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Nhân viên theo dõi đơn hàng có khối lượng công việc khá nhiều và cần phải có kỹ năng giải quyết các vấn đề trong khâu sai xót của vận chuyển hàng hóa. Nếu giỏi kỹ năng phân tích sau khi tung sản phẩm ra thị trường, am hiểu tình huống, bạn có thể có phương án giúp tối ưu quá trình sản xuất.

Kiến thức về quy trình vận chuyển và logistics

Công việc chính của nhân viên theo dõi đơn hàng là theo dõi sản phẩm từ khi sản xuất đến lúc giao hàng đến tay khách. Do đó, người làm vị trí này cần am hiểu về quy trình vận chuyển và logistics mới có thể hoàn thành tốt công việc. Nếu xảy ra tình huống số lượng sản phẩm không đáp ứng nhu cầu, bạn có thể liên hệ trực tiếp khách hàng trao đổi, tìm phương pháp xử lý phù hợp.

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý (OMS)

Việc thành thạo công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và tin học văn phòng như: Excel, Word,… giúp ích khá nhiều cho công việc theo dõi đơn hàng. Những phần mềm hệ thống sẽ hỗ trợ bạn thuận tiện theo dõi, thống kê, tổng hợp các đơn hàng bán ra, phương thức thanh toán của khách hàng.

Ngoài ra, các nhân viên theo dõi đơn hàng cần có trình độ ngoại ngữ tốt, tư duy logic, khả năng làm việc theo nhóm và làm việc dưới áp lực cao. Nếu hội tụ đủ những yếu tố trên khi tham gia tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng, bạn chắc chắn sẽ được các doanh nghiệp ưu ái.

5. Những khó khăn của việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng

Ngành việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng là một trong những ngành hàng hiện đang có nhiều cơ hội phát triển. Tuy nhiên, đây cũng là công việc có những thách thức mà nhân viên cần phải đặc biệt quan tâm:

Áp lực từ việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Là một nhân viên theo dõi đơn hàng, bạn phải thực sự kiên nhẫn, làm việc chuyên nghiệp. Mỗi cuộc điện thoại trao đổi với khách sẽ là một cuộc chiến dành cho bạn. Mỗi khách hàng sẽ có cách ứng xử riêng mà người theo dõi đơn hàng phải xử lý tốt để tránh xảy ra vấn đề không đáng có.

Theo đó, công việc của một nhân viên theo dõi đơn hàng có áp lực rất cao, nên bạn cần hiểu rõ vấn đề để giải quyết và cập nhật thông tin xử lý số liệu đơn hàng để dễ trả lời khách hơn.

Rủi ro về thông tin sai lệch hoặc chậm trễ

Nhân viên theo dõi đơn hàng dễ gặp phải một số khó khăn như khách hàng có nhu cầu thay đổi thông tin giao nhận và doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời. Trong một số trường hợp, việc giao hàng hỏa tốc có thể kéo dài 2 - 3 tiếng khiến để đỡ xảy ra tình trạng sai xót địa chỉ., Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp áp dụng giao hàng kéo dài từ 2 - 3 ngày để khách hàng có thể thay đổi địa chỉ mà không gây ảnh hưởng cho bên bán.

Việc quản lý đơn hàng còn kiêm luôn cả việc nhập dữ liệu một cách chính xác, khoa học. Các đơn hàng sẽ được cập nhật trên hệ thống, trên ứng dụng thông minh giúp cho các phòng ban bao gồm bên bán hàng, kế toán và dịch vụ khách hàng có thể cập nhật thông tin. Nếu báo cáo cuối ngày, bạn vừa gây chậm trễ quy trình, thời gian vừa làm ảnh hưởng tới các bộ phận khác.

Ngoài ra, việc quản lý đơn hàng còn chịu ảnh hưởng nghiêm trọng từ việc vận chuyển hàng hóa. Nhiều trường hợp sản phẩm bị vỡ, móp méo, hư hại dù đã đóng gói cẩn thận. Là người theo dõi đơn hàng, bạn cần xử lý các tình huống tốt nhất khi có phát sinh.

Cạnh tranh trong ngành logistics

Hiện nay, chuyển dịch số hóa đang là xu thế và ngành logistic ngày càng phát triển. Nhiều doanh nghiệp áp dụng dịch vụ giao hàng của bên thứ 3 như một giải pháp tạm thời cho doanh nghiệp và đối tác. Nhưng, điều này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn đa ngành nghề vì khối lượng đơn hàng cao.

Nếu các doanh nghiệp quy mô nhỏ thực hiện có thể sẽ gây ra tốn kém nhiều chi phí cho bên giao hàng và các khoản phụ phí đi kèm. Trong một vài trường hợp, hàng bị mất, hư hỏng, việc rà soát và hoàn trả có thể mất nhiều thời gian và công đoạn.

6. Tầm quan trọng của nhân viên theo dõi đơn hàng

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nhân viên theo dõi đơn hàng đóng vai trò rất quan trọng vì những người làm công việc này có thể quyết định hiệu quả hoạt động của công ty.

Đóng góp vào hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng giúp tăng sự minh bạch trong giao dịch. Khách hàng có thể kiểm tra đơn đã xử lý và các mốc quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Tính minh bạch này giúp cho doanh nghiệp xây dựng được niềm tin và thúc đẩy khách quay lại mua hàng.

Thông qua theo dõi đơn hàng, người bán và người mua có thể can thiệp kịp thời khi xảy ra tình trạng thất thoát hàng. Hệ thống theo dõi đơn giúp cải thiện trải nghiệm của khách và hỗ trợ tối ưu hóa quá trình vận hành. Các doanh nghiệp cũng có thể phân tích hiệu quả hoạt động của hệ thống, xác định điểm yếu để cải thiện dần dần.

Vai trò trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng

Việc làm nhân viên theo dõi đơn hàng có thể giúp giảm sự lo lắng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Mối quan tâm hàng đầu của người tiêu dùng khi mua hàng online chính là mất hàng, giao không đúng thời hạn, không đúng địa chỉ. Khi có hệ thống theo dõi, khách hàng có thể tự cập nhật thông tin rõ ràng, giúp giảm bớt căng thẳng cho khách.

Công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng. Khi người mua hỏi về tình trạng đơn hàng, nhân viên sẽ tra cứu và cung cấp thông tin sao cho chính xác. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho bên mua và bên bán.

Hệ thống theo dõi đơn hàng cũng là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp. Khi cảm thấy an tâm khi mua hàng, người tiêu dùng có thể quay lại hoặc giới thiệu hàng hóa với bạn bè, người thân. Điều này giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng mới.

Tác động đến sự phát triển của chuỗi cung ứng

Tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng chất lượng, doanh nghiệp có thể đạt được nhiều hiệu quả nhất định trong vận hành bộ máy bán hàng. Vai trò của những người làm ngành nghề này đóng góp không nhỏ vào chiến lược tiếp thị hiệu quả. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược tiếp thị, cung cấp các chương trình khuyến mãi phù hợp, tăng cường khả năng cạnh tranh vận chuyển hàng hóa trên thị trường.

Ngoài ra, công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí do vấn đề vận chuyển. Khi các đơn hàng được nhân viên theo dõi chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện, xử lý các sự cố trong quá trình vận chuyển, từ đó tránh được những chi phí không cần thiết như hàng hóa thất lạc hay vận chuyển lại hàng do sai địa chỉ.

Nhìn chung, nhu cầu tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng có xu hướng tăng trưởng mạnh từ nhiều năm nay tại các công ty sản xuất quy mô lớn vì giúp doanh nghiệp có thể xử lý tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển. Công việc của nhân viên theo dõi đơn hàng tưởng đơn giản nhưng là “mắt xích” quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất. Nhiều nhà tuyển dụng sẵn sàng chi tiền để tìm kiếm nhân lực cho lĩnh vực này. Nếu có kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, bạn có thể ứng tuyển vào vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng.