Bí kíp tạo CV Thư ký - Trợ lý ấn tượng nhà tuyển dụng trong 7s

1. Sơ lược thông tin về vị trí thư ký - trợ lý

Để sở hữu CV thư ký - trợ lý ấn tượng trước hết bạn cần nắm rõ trách nhiệm của vị trí này. Công việc đòi hỏi sự đa nhiệm, khả năng chịu áp lực tốt khi cần xử lý lượng lớn tài liệu, sắp xếp cuộc họp của sếp cùng đối tác, tổ chức lịch làm việc trong ngày.

Để đảm nhiệm tốt yêu cầu của vị trí này bạn cần có kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn. Ngoài ra khi phỏng vấn bạn cần thể hiện được ưu điểm, thế mạnh bản thân và khẳng định sự phù hợp với tiêu chí của công ty.

2. Điểm danh mục cần có trong CV thư ký - trợ lý

CV thư ký - trợ lý là màn chào hỏi đầu tiên của ứng viên với nhà tuyển dụng, bạn cần tạo ra sự ấn tượng, chuyên nghiệp để chinh phục họ ở cái nhìn đầu tiên. Trong trường hợp này, sự độc đáo và khác biệt ở CV được đề cao nhưng không được phép thiếu thông tin cơ bản sau đây.

2.1. Thông tin cá nhân

Những thông tin cơ bản nhất về bản thân gồm họ tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ, email cá nhân để nhà tuyển dụng liên hệ với bạn mục đích trao đổi công việc, phỏng vấn. Ngoài ra, có thể đính kèm thêm thông tin về trang mạng xã hội như Linked, Facebook, Portfolio thể hiện một phần nổi bật về bạn.

2.2. Mục tiêu nghề nghiệp

Hãy trình bày rõ ràng, thể hiện sự quan tâm và phù hợp của bản thân với công việc. Bạn cần nêu rõ mục tiêu qua các con số cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn trong 1 năm, 2- 3 năm, 3 - 5 năm.

2.3. Học vấn

Học vấn là tiêu chí quan trọng để đánh giá ứng viên trong CV thư ký - trợ lý. Vị trí này yêu cầu kiến thức sâu rộng, sự hiểu biết đa lĩnh vực vì thế bên cạnh bằng đại học, bạn cần có chứng chỉ liên quan đến quản lý, kỹ năng giao tiếp, tin học văn phòng, kinh doanh… Học vấn, chứng chỉ không chỉ thể hiện kiến thức của bản thân mà còn giúp bạn tỏa sáng, tạo nên lợi thế giữa hàng ngàn ứng viên.

2.4. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm là tiêu chí quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá CV thư ký - trợ lý của bạn. Bạn cần thể hiện kinh nghiệm làm việc tại các vị trí liên quan vào thời gian trước đây, nêu rõ công việc đảm nhiệm và thành tích đạt được nếu có. Điều quan trọng là trung thực để tạo sự uy tín cho CV, giúp nhà tuyển dụng đánh giá sự phù hợp của bạn với vị trí đang trống của họ.

Ví dụ đề cập tới kinh nghiệm quản lý hội nhóm, chịu trách nhiệm hướng dẫn nhóm 5 người hoàn thành dự án ABC, thành công tăng lợi nhuận công ty lên X%. Hoặc trong 2 năm giữ chức trợ lý giám đốc, có cơ hội gặp gỡ 20 doanh nghiệp, hỗ trợ thành công 10 dự án, tích lũy thêm kinh nghiệm đàm phán, quản lý thời gian.

2.5. Một số nội dung khác

CV thư ký - trợ lý của bản thân thêm phần ấn tượng, bạn có thể thêm vào những nội dung dưới đây.

• Giải thưởng: Hãy ghi vào CV thư ký - trợ lý các bằng khen bạn nhận được khi hoàn thành công việc, dự án tại công ty trước đây. Điều này thể hiện bạn có hiệu suất làm việc cao, nhận được đánh giá tích cực và hứa hẹn hoàn thành tốt công việc ở vị trí đang tuyển.
• Sở thích: Sở thích phần nào phản ánh con người bạn và giúp nhà tuyển dụng đánh giá liệu bạn có phù hợp với môi trường công ty, hòa nhập dễ dàng hay không. Sự hòa đồng, thông minh thể hiện qua các sở thích như dã ngoại, đọc sách, thể dục thể thao…
• Ngoại ngữ: Đây là điểm cộng lớn trong CV. Nếu bạn có khả năng ngoại ngữ tốt thì hãy thể hiện điều này thật nổi bật trong CV thư ký - trợ lý. Khả năng này giúp bạn hỗ trợ giám đốc, ban quản lý giao tiếp với khách hàng quốc tế, đừng quên bổ sung vào CV để thêm phần nổi bật.
• Người tham chiếu: Danh sách người tham chiếu cho biết sự tự tin của ứng viên cũng như độ tin cậy của CV. Trong trường hợp bạn không muốn chia sẻ phương thức liên hệ (số điện thoại, email) của người tham chiếu có thể ghi “Cung cấp khi được yêu cầu”.

3. Những lưu ý giúp CV thư ký - trợ lý trở nên độc đáo bắt mắt

Sở hữu CV thư ký - trợ lý ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, nổi bật và thu hút nhà tuyển dụng là điều không hề dễ dàng. Thông thường bạn nên gói gọn toàn bộ dữ liệu từ 1 - 2 trang giấy, cần chọn lọc thật cẩn thận. Dưới đây là những lưu ý viết CV nổi bật, giúp bạn tăng khả năng được gọi phỏng vấn.

3.1. Chú ý đến font và size chữ

Vị trí thư ký, trợ lý yêu cầu cao về kỹ năng tin học văn phòng khi cần tạo và chỉnh sửa lượng lớn hợp đồng, văn bản họp, kiểm điểm, công văn… Vì thế bạn cần thể hiện khả năng này thật tốt trong CV thư ký - trợ lý.

Sử dụng font chữ thường dùng là Arial với cỡ chữ 14 hoặc Times New Roman cỡ chữ 12 hoặc 13. Kích thước phù hợp giúp việc theo dõi thông tin dễ dàng và việc thể hiện đẹp mắt hơn. Có thể có sự khác biệt size chữ giữa từng mục, đầu mục quan trọng bạn có thể để kích thước lớn và ngược lại.

3.2. Kiểm tra chính tả

Sai chính tả là lỗi cơ bản và bạn không nên mắc phải lỗi này khi soạn thảo CV thư ký - trợ lý. Hãy luôn kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đến nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn phản ánh tính cách cẩn thận - phẩm chất cần có của một thư ký, trợ lý.

3.3. Nhấn mạnh nội dung

Thư ký, trợ lý là vị trí có khối lượng lớn công việc cần xử lý mỗi ngày và hơn cả cần nắm được công việc quan trọng, thời gian của sếp. Từ đó đảm bảo công việc của giám đốc, trưởng phòng ban diễn ra mượt mà, đạt hiệu suất tốt.

Công việc yêu cầu bạn phải có sự nhạy bén, năng động và hơn hết là biết sắp xếp và nắm bắt được ý chính. Nhấn mạnh nội dung trong CV thư ký - trợ lý giúp bạn thể hiện kỹ năng này đến nhà tuyển dụng. Chỉ một yếu tố nhỏ nhưng thành công giúp bạn trở nên nổi bật so với các ứng viên khác.

3.4. Kết hợp màu sắc giúp CV thư ký - trợ lý sinh động

Thư ký, trợ lý là vị trí yêu cầu sự chuyên nghiệp, tần suất công việc lớn. Nhưng không có nghĩa CV thư ký - trợ lý nhàm chán và rập khuôn mẫu. Sử dụng màu sắc tươi sáng, mẫu CV xu hướng mang đến sự mới mẻ. Điều này cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao bạn là người có khiếu thẩm mỹ, biết cập nhật thông tin mới.

Xem thêm: Thư Ký Là Gì? Công Việc Của Thư Ký Là Gì? Lương Bao Nhiêu?

4. Mẹo giúp CV thư ký - trợ lý thu hút nhà tuyển dụng trong 7s

Có hàng trăm, hàng ngàn CV được gửi đến và nhà tuyển dụng không có thời gian để xem xét từng ứng viên. Theo thống kê, nhà tuyển dụng chỉ có 7s để đánh giá ứng viên tiềm năng và có nên tiếp tục theo dõi. Bài toán đặt ra cho người lao động cần tạo ra sự thu hút trong 7s ngắn ngủi này.

4.1. Nắm chắc key chính dựa vào mô tả công việc

Cùng vị trí trợ lý, thư ký nhưng mỗi công ty có yêu cầu cụ thể riêng. Ứng viên cần dựa vào mô tả công việc lọc ra ý chính để tạo ra CV thư ký - trợ lý phù hợp, do đó bạn không nên sử dụng 1 CV cho nhiều công ty.

Ví dụ với vị trí thư ký đảm nhiệm công việc văn thư cần có khả năng đánh máy, lập hồ sơ, kiểm tra và ghi lại thông tin tốt. Ngược lại trợ lý giám đốc Marketing cần có chuyên môn tốt hỗ trợ trong các hoạt động phòng ban, thực hiện chiến dịch quảng bá.

4.2. Mục tiêu nghề nghiệp

Tiêu chí quan trọng trong CV thư ký - trợ lý giúp nhà tuyển dụng đánh giá định hướng phát triển nghề nghiệp của bạn có phù hợp với kế hoạch của công ty và vị trí đang tuyển. Mục tiêu nghề nghiệp có sự khác biệt giữa sinh viên mới ra trường và ứng viên đã có kinh nghiệm.

Cần thể hiện khả năng, mục tiêu, định hướng rõ ràng trong tương lai ngắn và dài của bạn. Đặc biệt là sự phù hợp với những gì công ty đang tìm kiếm, sự nỗ lực của bạn kể cả khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.

4.3. Sử dụng CV thư ký - trợ lý tiếng Anh

Bạn có thể cân nhắc việc sử dụng CV thư ký - trợ lý tiếng Anh nhất là những lĩnh vực thường xuyên phải làm việc với công ty nước ngoài. Điều này tạo nên lợi thế cho bạn khi thành thạo ngôn ngữ thứ 2. Kỹ năng ngoại ngữ hỗ trợ rất nhiều cho giám đốc, ban quản lý khi làm việc với đối tác nước ngoài. Đặc biệt với công ty quốc tế hoặc có giám đốc, quản lý là người nước ngoài.

5. Bật mí công cụ hỗ trợ viết CV thư ký - trợ lý trở nên dễ dàng

Tạo CV độc đáo, hút mắt cho bản thân là điều không hề đơn giản. Ứng viên đừng quên sử dụng hỗ trợ từ công cụ thông minh dưới đây.

5.1. Sử dụng AI hỗ trợ

AI mang đến một bước mới trong lĩnh vực tuyển dụng, không chỉ giúp HR sàng lọc CV mà ứng viên cũng có thể sử dụng phần mềm để tạo ra CV thư ký - trợ lý ấn tượng. Khả năng sáng tạo, sự thông minh của công nghệ AI sẽ khiến bạn phải ngạc nhiên.

Quy tắc sử dụng công cụ này khá đơn giản, bạn chỉ cần cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt, đặt ra câu hỏi rõ ràng và đừng quên tài liệu tham khảo. Sau khi có bản CV mẫu hãy chỉnh sửa để tạo ra nội dung ấn tượng, nổi bật nét riêng của bạn.

5.2. Tham khảo Template có sẵn

Mẫu CV thư ký - trợ lý rất dễ tìm kiếm trên mạng internet với hàng nghìn mẫu khác nhau. Đa dạng mẫu mã, thiết kế đẹp mắt, dễ dàng sử dụng khi bạn chỉ cần thay đổi thông tin bản thân cho phù hợp. Ứng viên không mất quá nhiều thời gian để thiết kế từ đầu cũng như có đầy đủ hướng dẫn cho từng mục.

Tuy nhiên bạn cần thay đổi để mẫu Template sẵn phù hợp với kinh nghiệm, kỹ năng và sở thích của bản thân. Bạn nên tránh khuôn khổ quá mức sẽ khiến CV thư ký - trợ lý mất đi bản sắc riêng, bị nhàm chán giữa hàng nghìn bản CV khác.

Với thông tin ở trên của job3s, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo CV thư ký - trợ lý độc đáo cho riêng mình. Đừng quên áp dụng mẹo và lưu ý trên để tiết kiệm thời gian, công sức và thành công tạo được sự chú ý từ nhà tuyển dụng.