Chứng từ thuế thu nhập cá nhân: Mục đích và thủ tục mua mới nhất

1. Chứng từ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ hoặc văn bản điện tử được lập ra bởi tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động. Chứng từ này xác nhận số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động theo quy định của pháp luật. Nói cách khác, đây là bằng chứng về việc thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động và người sử dụng lao động.

2. Các loại chứng từ về thuế thu nhập cá nhân quan trọng hiện nay

Cùng job3s tìm hiểu ngay những loại chứng từ thuế thu nhập cá nhân quan trọng ngay sau đây:

2.1. Chứng từ khấu trừ TNCN

• Là loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN.
• Ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ, giúp người lao động chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Từ 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

2.2. Tờ khai quyết toán thuế TNCN

• Là mẫu tờ khai mà cá nhân sử dụng để kê khai các khoản thu nhập chịu thuế, số thuế TNCN đã khấu trừ, số thuế phải nộp hoặc hoàn trong năm.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cùng với chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2.3. Các chứng từ liên quan đến các khoản giảm trừ thuế TNCN

• Hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học được trừ vào thu nhập tính thuế.
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh...

Như vậy, chứng từ thuế TNCN bao gồm chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp, tờ khai quyết toán thuế do cá nhân lập và các chứng từ liên quan đến khoản giảm trừ thuế. Các loại chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc kê khai, quyết toán thuế TNCN của cá nhân.

3. Mục đích của chứng từ thuế TNCN

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế của cá nhân. Dưới đây là một số mục đích chính của chứng từ này:

3.1. Xác định thu nhập chịu thuế

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân giúp xác định chính xác thu nhập chịu thuế của mỗi cá nhân trong kỳ tính thuế. Các khoản thu nhập được thể hiện rõ ràng qua hợp đồng lao động, bảng lương và các giấy tờ liên quan. Từ đó, cơ quan thuế có cơ sở tính toán số thuế phải nộp.

3.2. Làm căn cứ kê khai thuế

Người nộp thuế dựa vào các chứng từ để kê khai thuế thu nhập cá nhân định kỳ theo quy định. Chứng từ đầy đủ, hợp pháp là điều kiện tiên quyết để kê khai thuế chính xác, tránh sai sót.

3.3. Thực hiện khấu trừ thuế

Các tổ chức trả thu nhập căn cứ vào chứng từ để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả cho người lao động. Việc này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

3.4. Sử dụng làm cơ sở hoàn thuế

Trong một số trường hợp, cá nhân có thể được hoàn lại số thuế đã nộp thừa. Chứng từ thuế là căn cứ quan trọng để xác định số thuế được hoàn và làm thủ tục hoàn thuế.

3.5. Lưu trữ theo quy định

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân cần được lưu trữ trong thời hạn nhất định theo quy định của pháp luật. Việc lưu trữ này nhằm phục vụ công tác quản lý thuế, thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

4. Quy trình sử dụng chứng từ thuế TNCN để kê khai thuế

Quy trình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN để kê khai thuế gồm các bước sau:

Bước 1: Tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tổ chức trả thu nhập (công ty, doanh nghiệp) cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân bị khấu trừ thuế. Chứng từ này ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân trong năm.

Bước 2: Cá nhân sử dụng chứng từ để quyết toán thuế

Cá nhân dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN để:

• Chứng minh số thuế đã nộp
• Làm căn cứ kê khai quyết toán thuế TNCN
• Xác định số thuế phải nộp hoặc hoàn thuế

Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế TNCN kèm chứng từ khấu trừ

Cá nhân nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN cùng chứng từ khấu trừ thuế cho cơ quan thuế, theo các cách:

• Quyết toán trực tuyến trên website Tổng cục Thuế
• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
• Gửi qua đường bưu điện

Bước 4: Hoàn tất nghĩa vụ thuế TNCN

Sau khi quyết toán, cá nhân sẽ được xác định:

• Số thuế TNCN còn phải nộp thêm
• Hoặc số thuế nộp thừa được hoàn lại, bù trừ

Cá nhân thực hiện nộp thuế hoặc nhận tiền hoàn thuế theo thông báo của cơ quan thuế. Như vậy là đã hoàn thành nghĩa vụ thuế TNCN của năm.

5. Trường hợp nào phải khấu trừ thuế TNCN và được cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ bị khấu trừ khi người lao động (NLĐ) có thu nhập từ các nguồn sau đây:

• Tiền lương, tiền công
• Tiền thưởng, tiền phụ cấp
• Các khoản thu nhập khác theo quy định của pháp luật

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động:

• NLĐ không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: NLĐ có thể yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• NLĐ ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Lưu ý: NLĐ có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc trường hợp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu NLĐ ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị thì sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ.

6. Thủ tục mua chứng từ thuế TNCN dành cho doanh nghiệp

Kể từ ngày 01/07/2022, Tổng cục Thuế đã chính thức thông báo ngừng phát hành chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN) giấy (Công văn 2455/TCT-DNNCN). Doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng các chứng từ đã được mua trước đó. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có nghĩa vụ chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự xây dựng hệ thống phần mềm nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp uy tín trên thị trường.

Quy trình mua chứng từ hóa đơn thuế thu nhập cá nhân:

• Lựa chọn gói dịch vụ: Doanh nghiệp xem xét và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
• Hoàn thiện hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị và cung cấp các tài liệu sau:
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
  • Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu có).
• Tiếp nhận hướng dẫn: Nhân viên của nhà cung cấp sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thức sử dụng phần mềm.
• Bàn giao và triển khai: Sau khi hoàn tất quá trình hướng dẫn và thử nghiệm, nhà cung cấp sẽ tiến hành bàn giao phần mềm để doanh nghiệp đưa vào sử dụng chính thức.

Lưu ý: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm tự xây dựng đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành.

7. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về chứng từ thuế TNCN

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về chứng từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

7.1. Thời điểm nào cần sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nó là căn cứ để xác định số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay trong năm.

Trường hợp công ty giải thể, không cấp được chứng từ khấu trừ thuế thì xử lý thế nào?

Nếu công ty đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét, xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

7.2. Chứng từ khấu trừ thuế có thể thay thế bằng bảng lương không?

Không. Bảng lương hay phiếu lương không thể thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp, ghi rõ số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay cho cá nhân.

7.3. Thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ thuế thu nhập cá nhân khấu trừ cho cá nhân trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm. Thông thường, thời hạn này là ngày 30/3 năm sau.

Như vậy, chứng từ thuế thu nhập cá nhân là một loại giấy tờ không thể thiếu đối với người nộp thuế TNCN. Việc nắm rõ mục đích sử dụng và thủ tục mua chứng từ mới nhất sẽ giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi của mình. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này đã cung cấp cái nhìn tổng quan và hữu ích về chứng từ thuế TNCN, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.