Bỏ Túi Đầy Đủ Thông Tin Về Ngành Lễ Tân Khách Sạn

1. Lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân khách sạn được xem là bộ phận đầu tiên mà khách hàng sẽ tiếp xúc khi đến khách sạn. Vì thế, công việc này đòi hỏi nhân viên phải đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Đồng thời đây cũng là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận nhân viên, quản lý khác trong khách sạn.

2. Mô tả công việc lễ tân khách sạn

Khi tìm kiếm thông tin về lễ tân khách sạn là gì, bạn sẽ biết thêm về bảng mô tả công việc lễ tân khách sạn mà bạn sẽ làm. Với công việc này, bạn sẽ cần làm theo những trình tự nghiêm ngặt như dưới đây:

2.1. Quy trình check-in (nhận phòng) cho khách

Đầu tiên, công việc của bạn là tiếp nhận khách hàng mới vào và hướng dẫn họ về các thủ tục về việc lưu trú. Thông qua danh sách đặt phòng, nhân viên có thể kiểm soát số lượng phòng trên phần mềm thống kê, excel để đảm bảo phục vụ khách hàng hoàn hảo nhất.

Các bước trong quy trình hỗ trợ khách nhận phòng:

• Chào khách với thái độ nhiệt tình, lịch sự và tác phong chuyên nghiệp.

• Xác nhận thông tin đặt phòng của khách trước đó. Trong trường hợp khách chưa đặt phòng, tiếp tân sẽ kiểm tra những phòng trống và tư vấn trực tiếp cho khách về hạng phòng, giá phòng và các hình thức thanh toán, tiện ích khác, v.v.

• Cung cấp thông tin về các dịch vụ như ăn uống, fitness, spa, giặt ủi, v.v.

• Yêu cầu khách cung cấp thẻ căn cước, chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu để thực hiện thủ tục nhận phòng.

• Gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý đến phòng cho khách.

• Nhập các thông tin lưu trú của khách vào phần mềm.

Xem thêm: Muốn Làm Quản Lý Nhà Hàng Đừng Quên Trang Bị Cho Mình Những Kỹ Năng Này

2.2. Hỗ trợ và phục vụ khách hàng đang lưu trú

• Giới thiệu các sự kiện nổi tiếng đang diễn ra tại khu vực địa phương, một số địa điểm vui chơi, tham quan, các cửa hàng tiện lợi, các quán ăn ngon, v.v.

• Giữ chìa khoá cho khách khi khách có nhu cầu cần ra ngoài.

• Nhận yêu cầu đặt báo thức từ khách.

• Bảo quản tài sản của khách cẩn thận khi khách gửi cho lễ tân.

• Xử lý các cuộc gọi đến và cuộc gọi đi từ phòng khách.

• Nhận và gửi thư từ, lời nhắn, fax, bưu phẩm của khách.

• Phối hợp với các bộ phận trong khách sạn về yêu cầu chuyển phòng cho khách.

• Giải quyết yêu cầu và đơn khiếu nại từ khách hàng.

2.3. Tiến hành quy trình trả phòng cho khách

Khi khách kết thúc quá trình lưu trú tại khách sạn theo thời hạn, lễ tân sẽ liên hệ với bộ phận nhận phiếu dịch vụ của khách để lưu lại thông tin vào hồ sơ thanh toán.

Các quy trình check-out cho khách như sau:

• Nhận thẻ phòng/chìa khoá từ khách hàng.

• Liên hệ với các bộ phận để kiểm tra phòng của khách: Tình trạng các thiết bị, việc sử dụng minibar, tình trạng khăn tắm, ga trải giường, dép khách sạn,... và kiểm tra xem khách có để quên đồ gì để gửi lại cho khách.

• Kiểm tra và xác nhận với khách hàng về các dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian ở khách sạn.

• Thông báo chi phí mà khách cần thanh toán và in hoá đơn cho khách.

• Trả lại các giấy tờ như căn cước hoặc hộ chiếu cho khách.

• Hỏi cảm giác, ý kiến của khách về mức độ hài lòng của họ đối với khách sạn.

• Cảm ơn và chào tạm biệt với khách.

3. Tiêu chí của công việc lễ tân khách sạn

Để làm lễ tân khách sạn, bạn cần phải đáp ứng, các tiêu chí của ngành này như:

• Có kinh nghiệm ở các vị trí tương đương hoặc có liên quan đến công việc hành chính, nhân sự.

• Có khả năng giao tiếp Anh - Việt tốt và linh hoạt.

• Ngoại hình sáng sủa, ưa nhìn và thân thiện.

• Sử dụng thành thạo công cụ tin học văn phòng, các thiết bị như máy in, máy fax.

• Có kinh nghiệm chăm sóc khách hàng là một lợi thế.

• Có kỹ năng ập bản kế hoạch và quản lý thời gian.

• Khả năng giải quyết tình huống và các vấn đề phát sinh bất chợt một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

• Có hiểu biết về quy trình và các hoạt động của khách sạn.

• Luôn giữ thái độ niềm nở và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.

• Ăn mặc gọn gàng, lịch sự và phù hợp với môi trường làm việc.

Xem thêm: Giám Sát Nhà Hàng Là Gì? Mô Tả Công Việc Và Mức Lương Hấp Dẫn Của Ngành Nghề Này

4. Vì sao bạn nên chọn ngành lễ tân khách sạn?

Vì sao bạn nên làm lễ tân khách sạn là một câu hỏi nhận được sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là những ai có hứng thú với ngành này. Dưới đây sẽ là một số lý do mà bạn nên cân nhắc:

• Nhu cầu tuyển dụng cao: Ngành du lịch đang phát triển mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu tuyển dụng ngành nhân viên lễ tân khách sạn ngày càng cao.
• Mức lương cao: Mức lương của ngành này khá cao so với mặt bằng chung tại Việt Nam, đặc biệt là ở các khách sạn cao cấp.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn. Vì thế bạn sẽ được làm việc trong môi trường hiện đại và gặp gỡ nhiều người.
• Cơ hội học hỏi và phát triển: Bạn sẽ có cơ hội học hỏi nhiều kiến thức về kỹ năng giao tiếp, du lịch và cách xử lý tình huống.
• Cơ hội thăng tiến: Ngành lễ tân khách sạn có nhiều cơ hội thăng tiến sau một thời gian dài làm việc.
• Tính chất năng động: Bạn sẽ được tiếp xúc với nhiều người và đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau.
• Phù hợp với nhiều người: Ngành này không yêu cầu bạn phải có bằng cấp chuyên môn cao.

Tuy nhiên, làm lễ tân khách sạn cũng có một số thách thức:

• Công việc áp lực: Lễ tân là bộ phận mà khách hàng tiếp xúc đầu tiên. Vì thế bạn luôn phải luôn giữ thái độ niềm nở để giải quyết mọi vấn đề của khách hàng.

• Giờ làm việc linh hoạt: Lễ tân thường làm việc theo ca, bao gồm cả ngày nghỉ lễ và Tết.

• Cạnh tranh cao: Ngành này thường có nhiều người theo đuổi.Vì thế bạn cần phải có kiến thức chuyên môn đủ để cạnh tranh với những ứng viên khác.

5. Những lưu ý khi bạn tiếp xúc cùng khách hàng

Để hoàn thành tốt công việc này, những người làm việc ở vị trí lễ tân khách sạn cũng cần lưu ý một số điều sau:

• Nghệ thuật mỉm cười: Lễ tân cần mỉm cười chuyên nghiệp, niềm nở để tạo nên hình ảnh đẹp cho nhà hàng và khách sạn. Dù đang nói chuyện trực tiếp với khách hàng hay qua điện thoại, dù họ đang góp ý hay phàn nàn hay cáu gắt, nhân viên cũng không thể “tắt” nụ cười trước khách.

• Luôn lắng nghe và ghi nhận: Lắng nghe mọi lời khen, khiếu nại hay thắc mắc của khách một cách điềm tĩnh và ghi nhận. Nếu khách hàng không đúng, nhân viên cũng không được phản ứng mạnh mẽ với họ.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Sự chuyên nghiệp của lễ tân được thể hiện qua giọng nói, cách giao tiếp, cử chỉ, trang phục, tác phong chỉnh chu trước khách hàng.

• Linh hoạt xử lý tình huống: Hàng ngày, lễ tân sẽ gặp gỡ nhiều đối tượng khác nhau với những tính cách khác nhau. Chính vì thế mà bạn sẽ có sự nhạy bén để xử lý tình huống một cách phù hợp với khách.

6. Lương của lễ tân khách sạn có cao hay không?

Mức lương của lễ tân khách sạn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Loại khách sạn: Lễ tân ở khách sạn cao cấp thường có mức lương cao hơn so với khách sạn bình dân.

• Kinh nghiệm làm việc: Lễ tân có kinh nghiệm lâu năm được hưởng bậc lương hấp dẫn.

• Kỹ năng và kiến thức: Người có kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ tốt và kiến thức về du lịch thường có mức lương hậu hĩnh hơn.

• Vị trí làm việc: Lễ tân làm việc ở thành phố lớn thường có mức lương cao hơn so với các khu vực khác.

Dưới đây là mức lương tham khảo của ngành lễ tân khách sạn:

• Khách sạn 1 - 2 sao: Từ 3 - 4 triệu đồng/tháng.

• Khách sạn 3 sao: Từ 4 - 6 triệu đồng/tháng.

• Khách sạn 4 sao: Từ 6 - 8 triệu đồng/tháng.

• Khách sạn 5 sao: Từ 8 - 10 triệu đồng/tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, bạn sẽ còn được hưởng các khoản phụ cấp khác như:

• Phụ cấp thâm niên

• Phụ cấp trách nhiệm

• Phụ cấp tiếng Anh

• Phục vụ khách

• Hoa hồng

7. Nên học ngành gì, trường gì để làm lễ tân khách sạn?

Bạn có thể tham kham khảo qua một số ngành học để tiến gần hơn với vị trí lễ tân khách sạn như:

• Quản trị khách sạn: Ngành này cung cấp một kiến thức lớn về cách quản lý vận hành khách sạn, bao gồm cả nhiệm vụ của lễ tân.

• Du lịch: Ngành này cung cấp cho bạn kiến thức về ngành du lịch và phong tục tập quán của các quốc gia khác nhau, giúp bạn giao tiếp tốt hơn với khách hàng quốc tế.

• Ngoại ngữ: Ngành học giúp bạn nâng cao khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng quốc tế.

Ngoài ra, bạn có thể tham gia các khóa học nghiệp vụ để lễ tân chuyên nghiệp:

• Kỹ năng giao tiếp

• Kỹ năng xử lý tình huống

• Kỹ năng nghiệp vụ lễ tân

• Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Dưới đây là một số trường uy tín đào tạo các ngành liên quan đến lễ tân khách sạn:

• Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh

• Đại học Hoa Sen

• Đại học Quốc tế Sài Gòn

• Cao đẳng Kinh tế - Du lịch TP. Hồ Chí Minh

• Cao đẳng Saigontourist

8. Xu hướng ngành lễ tân khách sạn 2024

Vào năm 2024, ngành lễ tân khách sạn vẫn được xem là xu hướng trên thị trường vì nhu cầu ăn uống, du lịch của khách hàng sau. Vì thế, ngành này đang có nhiều chính sách trong mức lương lẫn ưu đãi dành cho sinh viên mới ra trường.

Hiện nay, có rất nhiều kênh tuyển dụng cho vị trí lễ tân khách sạn như:

• Báo chí: Các báo chuyên ngành về du lịch

• Trung tâm giới thiệu việc làm: Bạn có thể đăng ký kiếm việc làm tại các trung tâm giới thiệu việc làm uy tín.

• Website: Một số website uy tín như Vietnamworks, TopCV, Jobstreet, CareerBuilder thường xuyên đăng tải tin tuyển dụng.

• Website của khách sạn: Nhiều khách sạn thường đăng tải tin tuyển dụng trực tiếp trên website.

• Mạng xã hội: Một số khách sạn đăng tải tin tuyển dụng trên Facebook, LinkedIn.

Trên đây là những điều bạn cần biết về ngành lễ tân khách sạn mà job3s đã tổng hợp. Mong rằng bạn đã giải đáp được câu hỏi lễ tân khách sạn là gì, bảng mô tả công việc lễ tân khách sạn và nhiều thông tin bổ ích khác. Điều này giúp bạn có thêm kiến thức trên con đường nghề nghiệp của mình.