Nhân viên truyền thông nội bộ là gì? Mô tả công việc nhân viên truyền thông nội bộ

1. Nhân viên truyền thông nội bộ là gì?

1.1. Truyền thông nội bộ là gì?

Trước khi tìm hiểu chi tiết về khái niệm nhân viên truyền thông nội bộ là gì, hãy tìm hiểu về bản chất của truyền thông nội bộ. Nếu như nói trái tim là bộ máy bơm máu để duy trì sự sống và phát triển của cơ thể thì truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đảm bảo sự hòa hợp và ổn định giữa các bộ phận của doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ (Internal communications) thực chất chính là việc doanh nghiệp truyền tải nội dung và thông điệp quan trọng đến toàn bộ nhân viên, bao gồm các nội dung về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi với mục tiêu định hình, gắn kết và lan tỏa văn hóa của doanh nghiệp.

Nói một cách dễ hiểu, truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, nhằm mục đích phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng tới mục tiêu chung xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Và các nhân viên truyền thông nội bộ chính là những người thực hiện những công việc này.

1.2. Khái niệm nhân viên truyền thông nội bộ

Nhân viên truyền thông nội bộ là những người thực hiện việc cung cấp các thông tin trong nội bộ của doanh nghiệp/tổ chức bao gồm các chính sách, các quy định mới, các thông tin tuyển dụng, quy trình làm việc, thay đổi quy chế hay các sự kiện của doanh nghiệp,...

Đây là một vị trí công việc phổ biến và quan trọng trong hầu hết doanh nghiệp ngày nay. Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ được đánh giá bằng số lượng nhân viên trong doanh nghiệp đó tiếp nhận và nắm bắt được thông tin.

Nhân viên truyền thông nội bộ có sự kết hợp chặt chẽ với những nhân viên nhân sự của công ty,

Nhân viên truyền thông nội bộ trong tiếng Anh được gọi là Internal communications staff.

Chẳng hạn, Tập đoàn FPT là một trong những tập đoàn xây dựng rất tốt các công tác truyền thông nội bộ. Các kênh truyền thông trực tuyến được FPT xây dựng mạnh mẽ như trang tin nội bộ Chungta.vn, bản tin FPT News,..

Các nhân viên truyền thông nội bộ tại FPT đều đặn tổ chức chương trình khảo sát truyền thông nội bộ. Điều này giúp các vấn đề đang diễn ra về chiến lược, quy trình công việc,... hay những đề xuất của cán bộ nhân viên được giải quyết triệt để.

2. Mô tả công việc nhân viên truyền thông nội bộ

Với tư cách là nhân viên truyền thông nội bộ, bạn sẽ được chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả hoạt động và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Đối với vị trí công việc này, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm tạo và cung cấp các nội dung hấp dẫn nhằm truyền đạt các thông điệp và củng cố văn hóa của công ty.

Bạn sẽ hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan như hành chính nhân sự, marketing,...để đảm bảo các hoạt động của truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đều rõ ràng, nhất quán và phù hợp với các mục tiêu và giá trị của công ty.

Với tư cách là một nhân viên truyền thông nội bộ, bạn sẽ thực hiện các công việc cụ thể như sau:

Trực tiếp thực hiện và phát triển các chiến lược truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp, bao gồm tất cả các kênh truyền thông nội bộ

• Đảm bảo quản lý và vận hành các công cụ giao tiếp nội bộ như phần mềm trao đổi thông tin, làm việc nhóm, bản tin thông báo,...

• Tạo và truyền tải các nội dung truyền thông nội bộ, bao gồm cả cập nhật email, nội dung mạng nội bộ doanh nghiệp, bản tin, video và các bản trình bày

• Đảm bảo truyền tải được các thông tin xuyên suốt các bộ phận, giúp cho nhân viên nắm được mọi thông điệp của ban lãnh đạo doanh nghiệp

• Làm việc với các phòng ban chính trong doanh nghiệp để đảm bảo các thông tin nội bộ được nhất quán và rõ ràng

• Giám sát và đo lường các hiệu quả của thông tin liên lạc nội bộ và đưa ra những đề xuất cải tiến dựa trên những ý kiến, phản hồi của toàn bộ nhân viên

• Trả lời phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh nội dung truyền thông cho phù hợp

• Đảm bảo các thông điệp liên lạc nội bộ nhất quán trên tất cả các phương tiện và cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp

• Đưa ra bản sáng tạo nội dung, dự trù chi phí và tổ chức các sự kiện của công ty như tổng kết hằng tháng, các hoạt động ngày lễ, du lịch, Teambuilding,...

• Thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và củng cố văn hóa của công ty.

Hầu hết những người làm truyền thông nội bộ đều làm việc theo giờ hành chính và từ thứ hai đến thứ sáu, một số công ty sẽ làm thứ 7 hoặc 1/2 ngày thứ 7. Ngoài ra, giống như nhiều những công việc sáng tạo khác, bạn có thể phải làm thêm giờ để đáp ứng được tiến độ công việc.

Trong quá trình thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ, để có thể đo được hiệu quả công việc, nhân viên truyền thông nội bộ cần đảm bảo hiệu quả các tiêu chí KPIs bao gồm:

• Hiệu quả của các phần mềm thông tin nội bộ

• Số sự kiện nội bộ hằng tháng

• Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)

• Điểm động viên/ủng hộ của nhân viên tích cực (Staff Advocacy Score)

• Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)

3. Để trở thành nhân viên truyền thông nội bộ cần những gì?

Để trở thành một nhân viên truyền thông nội bộ, bạn cần đảm bảo được những tiêu chí như sau

3.1. Kiến thức chuyên môn

Kiến thức chuyên môn là nền móng của sự phát triển trên mọi ngành nghề khác nhau. Việc bạn có thể bén duyên với nghề truyền thông nội bộ được hay không phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn. Để chắc chắn việc có thể trở thành nhân viên truyền thông nội bộ, hãy trang bị cho bản thân những kiến thức chuyên môn bao gồm:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên chuyên ngành Báo chí/PR - Marketing, Quan hệ công chúng,... hoặc các chuyên ngành liên quan

• Lên các chiến dịch truyền thông, có khả năng sáng tạo tốt

• Biết sử dụng Wordpress, có kỹ năng viết bài, sáng tạo nội dung cho Web và Blog doanh nghiệp.

• Thiết kế, xây dựng các nội dung ấn phẩm truyền thông nội bộ

• Dựng Slide, làm video

• Kiến thức về viết thông cáo báo chí và những thông tin truyền thông nội bộ

• Có kỹ năng thuyết trình tốt, có thể làm được MC

• Có kiến thức nền tảng về truyền thông số và ngành nội dung số

• Có khả năng xây dựng kế hoạch truyền thông

3.2. Kỹ năng cần có của một nhân viên truyên thông nội bộ

Những kỹ năng cần có của một nhân viên truyền thông nội bộ bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp được thể hiện ở lời văn trong văn bản và bằng lời nói trong giao tiếp. Điều cần thiết để tạo ra các thông điệp rõ ràng và hấp dẫn, cho dù đó là trong email, bản ghi nhớ, bản tin hay bản trình bày.

Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp còn giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhân viên, quản lý và các nhóm khác nhau là rất quan trọng để hiểu nhu cầu của họ và truyền đạt thông tin hiệu quả.

• Tư duy chiến lược

Có khả năng sắp xếp các chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với các mục tiêu và giá trị của tổ chức để đảm bảo tính nhất quán.

• Tư duy sáng tạo

Phát triển những cách sáng tạo và hấp dẫn để cung cấp thông tin thu hút sự chú ý của nhân viên và duy trì sự quan tâm của họ.

• Giải quyết vấn đề

Giải quyết các thách thức về giao tiếp và tìm giải pháp để đảm bảo thông điệp đến đúng người vào đúng thời điểm.

• Lắng nghe tích cực

Luôn phải chú ý đến phản hồi, mối quan tâm và ý tưởng của nhân viên để thúc đẩy văn hóa giao tiếp tích cực. Từ đó, đẩy mạnh hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ

• Kỹ năng xử lý các khủng hoảng

Xử lý các tình huống nhạy cảm hoặc thách thức một cách khéo léo và minh bạch, thông báo cho nhân viên trong những thời điểm khó khăn.

• Phân tích và hợp tác

Theo dõi tác động và hiệu quả của các nỗ lực truyền thông nội bộ bằng cách sử dụng số liệu và phân tích dữ liệu.

Ngoài ra, hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác, đặc biệt là nhân sự và tiếp thị, để đảm bảo một cách tiếp cận kế hoạch thống nhất trong việc truyền tải thông tin nội bộ

• Hiểu biết về công nghệ

Luôn cập nhật các công cụ và công nghệ truyền thông mới nhất để cải thiện các kênh và phương pháp truyền thông.

• Trí tuệ cảm xúc

Hiểu và đồng cảm với cảm xúc và mối quan tâm của nhân viên để giải quyết chúng một cách hiệu quả. Xây dựng kỹ năng "tâm truyền thông" của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch nhất.

4. Mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ

Cùng với nhu cầu truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp hiện nay, mức lương cũng hấp dẫn cùng chiều tỷ lệ thuận với nhu cầu tuyển dụng cao. Mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, cụ thể:

• Đối với nhân viên mới ra trường: Mức lương dao động từ 8 - 10 triệu đồng/tháng

• Đối với nhân viên đã có kinh nghiệm: Mức lương dao động từ 15 - 25 triệu đồng/tháng

Ngoài ra, mức lương của nhân viên truyền thông nội bộ còn có thể cao hơn nếu bạn làm trong các tập đoàn lớn, phạm vi truyền thông nội bộ rộng, các công ty truyền thông hay tập đoàn đa quốc gia.

5. Lộ trình thăng tiến của nhân viên truyền thông nội bộ

Ngành truyền thông nội bộ mở ra nhiều cơ hội thăng tiến cho những người đam mê và mong muốn phát triển trong nghề. Lộ trình thăng tiến của một người làm truyền thông nội bộ cụ thể như sau:

Thực tập sinh truyền thông nội bộ

⬇

Nhân viên truyền thông nội bộ

⬇

Chuyên viên truyền thông nội bộ

⬇

Leader truyền thông nội bộ

⬇

Phó phòng truyền thông nội bộ

⬇

Trưởng phòng truyền thông nội bộ

⬇

Giám đốc truyền thông nội bộ

Trên đây là lộ trình thăng tiến từng bậc của người làm truyền thông nội bộ.

Ngoài ra, khi bạn mong muốn phát triển đa dạng trong sự nghiệp của mình, bạn có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn. Chẳng hạn bạn có thể bắt đầu với một nhân viên truyền thông nội bộ, tiến tới chức danh giám đốc truyền thông và cuối cùng kết thúc với chức danh giám đốc truyền thông và tiếp thị.

6. Cơ hội việc làm truyền thông nội bộ

Hiện nay, có thể dễ dàng thấy các tin đăng tuyển dụng nhân viên/chuyên viên truyền thông nội bộ xuất hiện khắp nơi trên các diễn đàn, mạng xã hội hay những trang tìm việc với mức thu nhập hấp dẫn và các đãi ngộ tương xứng.

Điều này cho thấy được nhu cầu tuyển dụng ngành nghề truyền thông nội bộ đang cực kỳ cao, mở ra nhiều cơ hội việc làm cho những người mong muốn hay đang theo con đường truyền thông nội bộ này.

Trên thực tế cho thấy, doanh nghiệp có quy mô nhân sự càng lớn thì số lượng nhân viên làm truyền thông nội bộ càng cao. Các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ làm việc trực tiếp với nội bộ nhân viên cổ đông và những người có liên quan trong nội bộ tổ chức. Đối tượng chăm sóc của truyền thông nội bộ cũng giống với HR, nhưng vai trò chức năng lại khác nhau.

Đối với công việc truyền thông nội bộ, bạn có thể ứng tuyển và làm việc tại bất kỳ công ty nào có nhu cầu về truyền thông nội bộ, các tập đoàn đa quốc gia,... với mức lương cao và mức đãi ngộ hấp dẫn.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

>> Tìm hiểu thêm bài viết: job3s.com.vn/cv-xin-viec'>mẫu cv xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu thư xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin việc

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu sơ yếu lí lịch

>> Tìm hiểu thêm bài viết: mẫu đơn xin nghỉ việc

Các nhân viên truyền thông nội bộ nắm giữ chìa khóa cho một môi trường làm việc gắn kết và hài hòa. Sự cống hiến, sáng tạo và tầm nhìn chiến lược của họ giúp các tổ chức đạt được những đỉnh cao thành công mới. Từ việc gắn kết nhân viên với tầm nhìn của công ty đến thúc đẩy sự hợp tác và khả năng phục hồi, tác động của chúng là vô cùng lớn. Khi các tổ chức tiếp tục nhận ra tầm quan trọng của lực lượng lao động có gắn kết và có động lực, vai trò của nhân viên truyền thông nội bộ chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển, củng cố vị trí của họ như là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào.