Public Relations là gì? Vai trò, loại hình và cách thực hiện trong thời công nghệ số

1. Public Relations là gì?

Public Relations - PR được hiểu là quan hệ công chúng là tập hợp các kỹ thuật, chiến lược liên quan đến việc phủ sóng thông tin về một cá nhân, sản phẩm, tổ chức, hoạt động… với tất cả mọi người. Quan hệ công chúng xuất hiện từ đầu thế kỷ 20, mục đích của Public Relations duy trì chất lượng các tin tức, sự kiện, hình ảnh, ý nghĩa của thương hiệu luôn tích cực trước công chúng.

Trong Marketing, Public Relations được hiểu là quá trình truyền thống nhằm mục đích xây dựng các mối quan hệ có lợi cho tổ chức. Có nhiều hình thức PR Marketing mà tổ chức có thể kết hợp sử dụng cho chiến dịch của mình như: Tổ chức sự kiện, hội thảo, họp báo…

Public Relations là gì? Public Relations có nhiều nét tương đồng với Marketing, truyền thông hay quảng cáo nhưng đây vẫn là một chuyên ngành riêng biệt. Khi đã hiểu rõ Public Relations là gì, bạn sẽ thấy rất nhiều khía cạnh đặc trưng mà không giống bất cứ chuyên ngành nào. Bất kỳ hành động nào liên quan đến việc phát triển hình ảnh của cá nhân, thương hiệu đều có thể là Public Relations.

2. Vai trò của Public relations là gì?

Qua định nghĩa Public relations là gì, chúng ta có thể hiểu được phần nào vai trò của PR là gì. Với sự phát triển của các phương tiện truyền thông, vai trò của PR ngày càng quan trọng và hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhìn chung, những lợi ích chính mà Public relations là:

• Xây dựng và quản lý hình ảnh thương hiệu trước công chúng, giúp thương hiệu được đánh giá cao hơn, tăng sự uy tín và lòng tin với khách hàng và đối tác.

• Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, dư luận. Tạo thiện cảm trong mắt công chúng để nhận sự ủng hộ và tín nhiệm của những đối tượng đó với thương hiệu.

• Quản lý và hạn chế những rủi ro làm ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Xử lý khủng hoảng truyền thông, những ý kiến tiêu cực, chưa đúng hoặc hiểu lầm từ cộng đồng về doanh nghiệp và thương hiệu.

• Mang đến những thông điệp tích cực của thương hiệu cho công chúng, tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh, tăng sự nhận thức và quan tâm dành cho doanh nghiệp.

• Giúp thương hiệu, doanh nghiệp mở rộng danh tiếng, mở rộng thị trường từ đó thu hút lượng lớn khách hàng tiềm năng.

3. Đối tượng mà Public Relations hướng đến

Những đối tượng chính của Public Relations là gì? Về cơ bản, sẽ có 3 nhóm đối tượng chính mà Public Relations hướng đến.

3.1. Circle of Work (nhóm đối tượng bên ngoài công ty)

Circle of Work trong Public Relations là gì? Nhóm đối tượng này thường có những mối quan hệ mật thiết với công ty và ngược lại, thường là về vấn đề tài chính. Cụ thể gồm:

• Consumers/ Buyers: Người tiêu dùng/ khách hàng mua sản phẩm/ dịch vụ

• Partners: Cổ đông, nhà đầu tư

• Shareholders: Đối tác, supplier, vendor, distributor.

3.2. Circle of Trust (nhóm công chúng mục tiêu bên ngoài công ty)

Nhóm đối tượng liên quan đến việc công bố, chia sẻ về mặt thông tin, truyền thông cho hình ảnh, sự kiện của công ty.

• Journalist/ Media: Nhà báo, kênh truyền thông, mạng xã hội…

• Regulators: Cơ quan chức năng, ban, ngành

• Experts/ KOLs/ Celebrities: Các chuyên gia, nghệ sĩ, người có tầm ảnh hưởng trong xã hội…

3.3. Internal Public Relations (nhóm đối tượng PR nội bộ)

Nhóm đối tượng này thường bao gồm các cán bộ, nhân viên của một công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hoạt động Public Relations nhằm mục đích gắn kết nhân sự, tạo điều kiện cho môi trường làm việc trở nên văn minh, gần gũi và hiệu quả hơn.

4. Những loại hình Public Relations phổ biến

Sau khi tìm hiểu về đối tượng của Public Relation là gì, chúng ta cũng cần phải nắm được các loại hình phổ biến của Public Relations để có thể triển khai chiến dịch hiệu quả.

4.1. Quan hệ truyền thông

Là loại hình phục vụ việc xây dựng mối quan hệ với các cơ quan báo chí, tổ chức truyền thông. Khuyến khích họ đưa những tin tức tích cực cho doanh nghiệp. Đảm bảo độ phụ sóng giúp thương hiệu nổi tiếng, đạt hiệu quả quảng cáo.

4.2. Quan hệ cộng đồng

Là loại hình phục vụ việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp với cộng đồng bao gồm: Khán giả, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu từ, chính quyền… Bằng hình ảnh tốt đẹp về thương hiệu, PR sẽ làm tăng tầm ảnh hưởng và tình cảm của công chúng.

Bên cạnh đó, quan hệ cộng đồng cũng có trách nhiệm điều hướng truyền thông về các vấn đề bảo vệ môi trường, đóng góp cho xã hội, với người lao động… Bằng cách gia tăng thiện cảm với công chúng, doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh và nhận diện thương hiệu.

4.3. Truyền thông nội bộ

Là loại hình phục vụ việc thiết lập, duy trì môi trường làm việc gắn kết và tốt đẹp giữa các thành viên nội bộ để mọi người có thể thoải mái phối hợp với nhau và cống hiến vì mục tiêu chung. Truyền thông nội bộ có ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành, bại của doanh nghiệp, tổ chức.

4.4. Tổ chức sự kiện

Với loại hình này, các công ty, doanh nghiệp sẽ tổ chức các chương trình, sự kiện nhằm truyền tải thông điệp, tạo cơ hội cho doanh nghiệp gặp gỡ và thu hút thêm nhiều đối tượng và khách hàng tiềm năng. Loại hình này còn có thể có sự tham gia, đóng góp của nhiều thương hiệu khác như đối tác chiến lược.

4.5. Quan hệ nhà đầu tư

Là loại hình phục vụ việc thiết lập và giám sát mối quan hệ giữa công ty và các nhà đầu tư. Đặc biệt là việc tổ chức các hoạt động như pitching, kêu gọi đầu tư... và việc phát hành các báo cáo tài chính, giải quyết khiếu nại của nhà đầu tư.

4.6. Quan hệ chính phủ

Việc xây dựng mối quan hệ với các cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo những quyền lợi hình ảnh, thông tin truyền thông, quảng cáo tới công chúng. Thuyết phục các cơ quan này đưa ra những quyết định đảm bảo tính công bằng trong quá trình kiểm tra hoạt động của công ty, khách hàng và đối tác.

4.7. Xử lý khủng hoảng truyền thông

Xử lý khủng hoảng truyền thông trong Public Relations là gì? Đây là loại hình phục vụ việc xử lý những sự cố ngoài ý muốn như lỗi sản phẩm, thông tin bị cáo buộc… tránh làm ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh, danh tiếng và doanh thu của công ty. Các cách xả lý khủng hoảng truyền thông phổ biến gồm chính sách truyền thông xã hội; nắm bắt sớm vấn đề; thừa nhận vấn đề, chịu trách nhiệm và không tranh luận…

5. Những công cụ Public Relations

Những công cụ phổ biến cho hoạt động Public Relations là gì? Mỗi loại hình công cụ sẽ có cách thức hoạt động và chi phí khác nhau. Bằng cách sử dụng và kết hợp các công cụ này, doanh nghiệp có thể xây dựng góc nhìn và sự thiện cảm của khách hàng dành cho thương hiệu.

5.1. Bản tin, thông cáo báo chí

Đây có thể xem là một trong những công cụ quan trọng nhất của Public Relations. Các chuyên gia Public Relations sẽ tạo ra những thông tin, tin tức hấp dẫn và có lợi cho doanh nghiệp trên các bản tin và trang tin để tạo độ uy tín cho mình.

5.2. Tài liệu in ấn, nghe nhìn

Các sản phẩm như TVC, bài viết PR, ấn phẩm quảng cáo, catalogue… sẽ gửi tới tận tay khách hàng, tin nhắn, email nhằm tạo ấn tượng, thu hút và giữ chân khách hàng.

5.3. Tổ chức sự kiện

Các hoạt động tổ chức sự kiện đặc biệt như họp báo, hội nghị, sự kiện âm nhạc, sự kiện quảng bá, hội chợ, khai trương… sẽ tạo ấn tượng mạnh và dễ dàng thu hút sự quan tâm công chúng. Đồng thời đây cũng là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thuyết phục được niềm tin của khách hàng và đối tác.

5.4. Hoạt động tài trợ

Các hoạt động tài trợ hay phi lợi nhuận cũng là một cách Public Relations doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả.

Các hoạt động phi lợi nhuận có thể tạo cái nhìn thiện cảm và khiến người tiêu dùng tin tưởng và có cảm tình với doanh nghiệp hơn. Với các hoạt động tài trợ, đây sẽ là cơ hội để doanh nghiệp thu hút thêm nhiều đối tượng mới và mở rộng tệp khách hàng.

5.5. Website

Công cụ của hoạt động Public Relations là gì? Website sẽ vừa là nơi để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, vừa thể hiện thể hiện tầm nhìn và trình độ về công nghệ. Những thông tin trên website có thể đa dạng và giúp công chúng dễ dàng thấu hiểu hơn về doanh nghiệp mà mình lựa chọn.

5.6. Sản phẩm giải trí

Các sản phẩm giải trí như MV ca nhạc, Livestream, phim ngắn, video ngắn... đang là xu hướng mới được ưa chuộng trong Public Relations. Bởi tính dễ viral và dễ tạo cảm hứng, thu hút, các chiến dịch Public Relations sẽ tạo ảnh hưởng với đối tượng công chúng hiệu quả hơn.

5.7. Truyền thông trực tuyến và mạng xã hội

Ngày nay, mạng xã hội là một trong những công cụ PR hoạt động cực kỳ hiệu quả với tốc độ phủ nhanh, khả năng tiếp cận tốt và đa chiều. Thông qua những đóng góp của khách hàng qua email, bình luận và thông tin trên mạng xã hội để thay đổi, phát triển chất lượng sản phẩm và điều hướng dư luận.

6. Cách lập một kế hoạch Public Relations hiệu quả

Quy trình xây dựng một kế hoạch Public Relations là gì? Để có thể lập được kế hoạch Public Relations hiệu quả, bạn sẽ cần thực hiện các bước sau đây:

6.1. Bước 1: Phân tích tình hình

Public Relations là gì và cần bắt đầu lập kế hoạch như thế nào? Để bắt đầu lập kế hoạch Public Relations, bạn cần thu thập các thông tin tổng quan về thị trường qua phân tích theo mô hình PEST. Trong đó, Chính trị (P), Kinh tế (E), Công nghệ (T), Xã hội (S) là các yếu tố tác động đến hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

6.2. Bước 2: Xác định mục tiêu

Bằng cách xác định mục tiêu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng định hướng cho chiến dịch Public Relations. Ba cấp độ mục tiêu của chiến dịch Public Relations mà bạn cần hướng tới là:

• Nâng cao nhận thức và thay đổi hành vi của đối tượng về một vấn đề hoặc khía cạnh.

• Xây dựng thái độ và ý kiến của công chúng.

• Nỗ lực thay thúc đẩy quyết định hành vi.

6.3. Bước 3: Tìm hiểu công chúng

Việc tìm hiểu các cá nhân, nhóm và cộng đồng có ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm và dịch vụ của bạn là vô cùng quan trọng. Khi đã xác định được đối tượng mục tiêu, hãy nghiên cứu hành vi của họ, như thói quen mua sắm, thói quen sử dụng sản phẩm. Để từ đó, doanh nghiệp biết cách lựa chọn cách giao tiếp, ý tưởng để thay đổi nhận thức và hành động của công chúng.

6.4. Bước 4: Xác định thông điệp chiến dịch

Thông điệp là cách công chúng nhớ tới và thấu hiểu ý nghĩa của chiến dịch Public Relations. Cách để xác định thông điệp gồm 4 bước sau:

• Khảo sát và tổng hợp quan điểm, thái độ hiện tại của công chúng.

• Định hình nội dung có thể thay đổi đến quan điểm đó.

• Lựa chọn những yếu tố thuyết phục như câu chữ, hình ảnh…

• Đảm bảo độ tin cậy và hiệu quả của thông điệp.

6.5. Bước 5: Xây dựng chiến lược

Chiến lược là cách thức để bạn có thể hiện mục tiêu đã vạch ra và chiến thuật là những hoạt động sẽ phải thực hiện để đạt mục tiêu đó. Chiến thuật cần phối hợp chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu. Nếu phải sửa thì cần sửa chiến thuật trước khi sửa chiến lược.

6.6. Bước 6: Xác định thời gian và cân nhắc nguồn lực

Việc xác định thời gian nhằm đảm bảo cho chiến dịch Public Relations được diễn ra đúng tiến độ. Khung thời gian cần xác định qua 2 yếu tố như thời gian chót của công việc và nguồn lực để hoàn thành.

Để kế hoạch được hoàn thành đúng thời gian chót, cần phải biết phân bổ nguồn lực để đáp ứng tốt cho đầu công việc và đảm bảo không vượt quá ngân sách dự kiến.

6.7. Bước 7: Triển khai và đánh giá chiến lược

Sau khi kế hoạch chiến dịch Public Relations được hoàn thành và đi vào hoạt động. Bên cạnh đó, bạn cần thực hiện việc đánh giá hiệu quả của chiến lược. Việc đánh giá sẽ diễn ra suốt quá trình thực hiện và triển khai chiến dịch Public Relations.

Việc đánh giá sẽ cho thấy chiến dịch đạt bao nhiêu hiệu suất so với kế hoạch. Đồng thời, giúp bạn dễ dàng tối ưu ngân sách trong và sau chiến dịch, loại bỏ những mục tiêu không phù hợp và khắc phục những thiếu sót trong quá trình vận hành.

Public Relations là thành tố quan trọng để thiết lập hình ảnh tích cực đến đúng đối tượng công chúng mục tiêu. Để chiến dịch đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu những yêu cầu trong Public Relations là gì và sử dụng những hình ảnh, ngôn từ, giọng điệu phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Bên cạnh đó, một câu chuyện độc đáo, phù hợp cũng là yếu tố không nên bỏ qua.