Kế toán bán hàng là gì? Mức lương, nhiệm vụ và mô tả công việc

1. Kế toán bán hàng là gì? Vai trò của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là vị trí chịu trách nhiệm xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng. Công việc bao gồm quản lý và ghi nhận hóa đơn, theo dõi doanh thu chi tiết, hạch toán thuế giá trị gia tăng, đồng thời lập báo cáo bán hàng cũng như các báo cáo tài chính khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Trong hầu hết các doanh nghiệp, bộ phận kế toán giữ vai trò then chốt, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Trong đó, kế toán bán hàng đảm nhiệm các vai trò quan trọng như:

• Kế toán bán hàng cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết về doanh thu, tình hình tài chính, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả kinh doanh.

• Các báo cáo do kế toán bán hàng cung cấp giúp doanh nghiệp nhận thấy sự chênh lệch giữa sản xuất và tiêu thụ, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp nhằm cân đối hoạt động kinh doanh.

• Kế toán bán hàng theo dõi và ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, xác định chi phí thực tế, từ đó phân tích và đề xuất giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hiệu quả.

• Kế toán bán hàng lập báo cáo về số lượng và giá trị hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tránh tình trạng khan hiếm hoặc tồn động nhiều hàng hóa.

• Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh, đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn, đồng thời góp phần bảo vệ quyền lợi của khách hàng và người tiêu dùng.

2. Mức lương của việc làm kế toán bán hàng

Mức lương của kế toán bán hàng có thể dao động tùy theo kinh nghiệm, địa điểm làm việc, quy mô doanh nghiệp và yêu cầu công việc. Dưới đây là mức lương tham khảo:

Mức lương theo kinh nghiệm:

Mức lương theo cấp bậc:

3. Nhiệm vụ kế toán bán hàng cần thực hiện

Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin về hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các nhiệm vụ quan trọng của vị trí này:

• Giám sát tiến độ theo kế hoạch bán hàng:

Đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra theo kế hoạch, đúng tiến độ và đạt mục tiêu đề ra.

Theo dõi và ghi nhận số lượng sản phẩm đã bán, hàng tiêu thụ nội bộ, chi phí bán hàng để cung cấp dữ liệu phân tích hiệu suất kinh doanh.

• Phân bổ lợi nhuận từ doanh thu:

Phân bổ lợi nhuận cho các nhiệm vụ như nộp thuế, trả lương, thanh toán công nợ, tái đầu tư phát triển doanh nghiệp.

• Tổng hợp chi phí phát sinh:

Thống kê đầy đủ và chính xác các khoản chi phí trong quá trình bán hàng.

Thực hiện việc kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh, hỗ trợ việc đánh giá hiệu suất và lập chiến lược phát triển.

• Quản lý tiền hàng:

Kiểm tra, giám sát việc thu tiền từ bộ phận bán hàng để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Theo dõi công nợ khách hàng, tình trạng thanh toán, đôn đốc thu hồi nợ và xử lý các trường hợp hàng hóa lỗi.

• Lập báo cáo bán hàng:

Cung cấp dữ liệu cho ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.

Theo dõi hiệu quả chiến dịch bán hàng, xu hướng thị trường, lập báo cáo định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm) theo yêu cầu doanh nghiệp.

4. Quyền hạn kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Những quyền hạn mà kế toán bán hàng cần nắm rõ trong doanh nghiệp bao gồm:

• Điều chỉnh các hóa đơn khi cần thiết

Đề xuất sửa đổi, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn nếu phát sinh sai sót.

Đề xuất biện pháp xử lý đối với các hóa đơn không hợp lệ hoặc chưa phù hợp.

• Xử lý vấn đề thanh toán

Đề xuất phương án giải quyết nếu gặp vướng mắc trong quá trình thanh toán với trưởng ban kế toán để đảm bảo các giao dịch được xử lý chính xác.

• Giám sát và thu hồi công nợ

Theo dõi tình trạng công nợ, nhắc nhở thanh toán và đôn đốc khách hàng hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

Đề xuất mức thanh toán và lịch trình thanh toán công nợ với khách hàng, báo cáo lên trưởng phòng kế toán.

• Chịu sự giám sát và quản lý từ kế toán trưởng

Thực hiện công việc theo chỉ đạo của kế toán trưởng và tuân thủ các quy định tài chính của doanh nghiệp.

5. Mô tả công việc của việc làm kế toán bán hàng

Công việc của kế toán bán hàng chủ yếu liên quan đến việc ghi nhận hóa đơn và kiểm soát dòng tiền trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp, trách nhiệm và phạm vi công việc có thể khác nhau. Dưới đây là một số công việc cần làm của một kế toán bán hàng thực hiện theo ngày, tháng và từng kỳ kế toán:

5.1. Công việc hàng ngày

• Thu thập và ghi nhận chứng từ:

Tổng hợp các tài liệu như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho.

Nhập thông tin vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách để theo dõi hoạt động bán hàng.

• Kiểm tra và lập hóa đơn:

Xác minh chứng từ, số lượng hàng xuất, giá bán theo quy định của doanh nghiệp.

Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy trình.

• Quản lý chứng từ và sổ sách:

Lưu trữ, sắp xếp chứng từ liên quan đến bán hàng để đảm bảo tính toàn vẹn và dễ tra cứu.

• Tham gia theo dõi chính sách bán hàng:

Hỗ trợ theo dõi chính sách giá, chương trình khuyến mãi, đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng quy định.

• Kiểm soát công nợ khách hàng:

Ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn thanh toán và đôn đốc công nợ nếu doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng.

• Giám sát hoạt động bán hàng:

Theo dõi quá trình bán hàng, đảm bảo tuân thủ quy trình và chính sách doanh nghiệp.

• Liên kết dữ liệu kế toán:

Hỗ trợ kế toán phần hành, đảm bảo sự đồng bộ và chính xác giữa các bộ phận tài chính.

• Phân loại và ghi nhận chứng từ:

Sắp xếp chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế, bao gồm các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có).

Ghi nhận vào sổ sách để theo dõi hoạt động bán hàng.

• Nhập và tính toán doanh thu, thuế:

Cập nhật bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng.

Tính toán tổng doanh thu và thuế VAT phát sinh trong ngày.

• Đối chiếu số liệu xuất – tồn kho:

Kiểm tra số liệu hàng hóa xuất bán và hàng tồn kho với thủ kho vào cuối ngày để đảm bảo tính chính xác.

5.2. Công việc hàng tháng

• Xác định giá vốn hàng bán:

Tính toán chi tiết giá vốn của sản phẩm/dịch vụ đã cung cấp.

Đối với doanh nghiệp thương mại, xác định giá mua thực tế và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ.

• Tính toán tổng doanh thu và thuế GTGT:

Xác định doanh thu và thuế GTGT cho từng nhóm hàng, cửa hàng, đại lý hoặc chi nhánh.

Cung cấp số liệu giúp ban quản lý đánh giá hiệu suất kinh doanh theo từng đơn vị.

• Kiểm tra và lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ:

Hỗ trợ kiểm tra, đối soát thông tin trên bảng kê hàng hóa/dịch vụ đã bán ra.

Đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác, phục vụ công tác báo cáo.

• Lập báo cáo bán hàng và doanh thu:

Tổng hợp báo cáo về tình hình bán hàng, doanh thu, lãi gộp và công nợ phải thu.

Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và gửi báo cáo cho ban giám đốc để hỗ trợ ra quyết định.

5.3. Công việc hàng năm

• Quản lý và tổng hợp chi phí bán hàng:

Theo dõi và nắm rõ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như: giá vốn hàng bán, chi phí vận chuyển, marketing, bán hàng và quản lý.

Tổng hợp số liệu để lập báo cáo chi phí bán hàng, phục vụ công tác kiểm soát tài chính.

• Cung cấp thông tin tài chính- kinh doanh:

Gửi báo cáo chi phí bán hàng cho phòng kế toán để phục vụ việc lập báo cáo tài chính.

Cung cấp số liệu về doanh thu và tình hình bán hàng cho ban giám đốc, hỗ trợ đánh giá kết quả hoạt động và xây dựng kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

• Tham mưu chiến lược kinh doanh:

Đưa ra các đề xuất liên quan đến chiến lược bán hàng, định giá sản phẩm, mở rộng thị trường và cải thiện doanh thu.

• Phối hợp với các phòng ban:

Hợp tác với kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ quỹ và các bộ phận liên quan để quản lý công nợ và dòng tiền hiệu quả.

• Thực hiện nhiệm vụ từ chỉ đạo cấp trên:

Hỗ trợ lập báo cáo, phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất kinh doanh theo yêu cầu của cấp quản lý.

6. Quy trình làm việc kế toán bán hàng

Dưới đây là quy trình làm việc từ bộ phận kế toán bán hàng:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng: Nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh.

Bước 2: Kiểm tra tồn kho và xử lý đơn hàng

Trường hợp hàng tồn kho không đủ:

• Kế toán bán hàng thông báo cho bộ phận kinh doanh.

• Nhân viên bán hàng tư vấn lại cho khách hàng hoặc tiến hành hủy đơn hàng nếu cần.

Trường hợp hàng tồn kho đủ:

• Kế toán bán hàng lập phiếu yêu cầu xuất kho và gửi cho thủ kho để thực hiện xuất hàng.

• Đồng thời, kế toán lập các chứng từ liên quan như: hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa.

• Chuyển chứng từ cho nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh để thực hiện giao hàng cho khách.

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng

• Ghi nhận các giao dịch phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan.

7. Yêu cầu trình độ, kỹ năng của kế toán bán hàng

Để đảm nhận vị trí kế toán bán hàng, ứng viên cần có trình độ chuyên môn và kỹ năng phù hợp nhằm đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng phù hợp:

Thành thạo phần mềm kế toán: Nắm vững cách sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại bao gồm phần mềm quản lý doanh thu, công cụ báo cáo tài chính và phần mềm kế toán tổng hợp nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc.

Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề: Đánh giá số liệu tài chính, phát hiện sai sót và tìm hướng khắc phục. Đồng thời, đưa ra giải pháp tối ưu để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán.

Kỹ năng giao tiếp: Thường xuyên tương tác với khách hàng, đồng nghiệp và ban quản lý để trao đổi thông tin tài chính một cách nhanh nhạy và truyền đạt các nội dung kế toán một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Tỉ mỉ và cẩn thận: Kiểm soát chặt chẽ số liệu kế toán, hạn chế sai sót. Đảm bảo các thông tin tài chính được ghi nhận chính xác và đầy đủ.

Quản lý thời gian hiệu quả: Kế toán bán hàng thường xuyên phải xử lý công việc cùng lúc nên cần phân chia công việc và sắp xếp thời gian hợp lý để đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và duy trì hiệu suất cao.

8. Các chứng từ liên quan tới kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng cần hiểu rõ và quản lý các loại chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán, bao gồm:

• Hóa đơn VAT – Mẫu số 01 GTKT-3LL

• Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ – Mẫu số 03-VT

• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý – Mẫu số 02-VT

• Phiếu thu tiền – Mẫu số 01-TT

• Biên lai thu tiền – Mẫu số 06-TT

• Giấy báo có – Ghi nhận tiền về tài khoản doanh nghiệp

• Biên bản báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ – Theo dõi doanh thu bán hàng

• Giấy nộp tiền, bảng kê khai hàng nhận và chứng từ thanh toán hàng ngày – Quản lý dòng tiền hiệu quả

• Các chứng từ khác – Tùy theo đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.

9. Quy tắc trong kế toán bán hàng

Trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp, kế toán bán hàng cần nắm rõ công thức tính về kết quả hoạt động kinh doanh, nguyên tắc sử dụng chứng từ cũng như các cách ghi nhận doanh thu bán hàng hiệu quả. Dưới đây là thông tin cụ thể:

Quy tắc về việc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng cho thấy lợi nhuận thu được sau khi trừ đi các chi phí liên quan. Để xác định chính xác, kế toán cần tính toán chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí như giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.

Công thức xác định kết quả kinh doanh:

Kết quả kinh doanh = (Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng + Lợi nhuận tài chính + Lợi nhuận khác) – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cách tính lợi nhuận trong kế toán bán hàng:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần từ bán hàng, cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí liên quan đến hàng hóa.

• Kết quả tài chính = Doanh thu từ hoạt động tài chính – Chi phí tài chính.

• Lợi nhuận từ hoạt động khác = Thu nhập khác – Chi phí khác – Thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ chi phí phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy tắc về ghi nhận doanh thu bán hàng:

• Dự toán chi phí: Doanh nghiệp cần ước tính trước các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán hàng.

• Chuyển giao rủi ro và lợi ích: Xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm đã được chuyển sang cho khách hàng.

• Khả năng thu lợi kinh tế: Đảm bảo doanh thu từ giao dịch mang lại lợi ích tài chính thực tế cho doanh nghiệp.

• Xác nhận doanh thu chắc chắn: Chỉ ghi nhận khi khoản thu nhập có thể xác định rõ ràng và không có sự bất ổn đáng kể.

• Tính toán chi phí liên quan: Doanh nghiệp cần dự trù trước các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng.

Các tài liệu liên quan tới kế toán bán hàng:

Sổ tổng hợp bán hàng: Ghi nhận toàn bộ giao dịch bán hàng trong doanh nghiệp.

• Sổ cái kế toán: Theo dõi chi tiết các tài khoản liên quan như doanh thu, tiền mặt, chi phí, tiền gửi ngân hàng,...

• Báo cáo tình hình đặt hàng: Cập nhật trạng thái thực hiện đơn hàng theo từng giao dịch.

• Phân tích lỗ – lãi theo đơn hàng: Đánh giá lợi nhuận hoặc thua lỗ của từng giao dịch bán hàng.

• Sổ công nợ phải thu: Ghi nhận các khoản khách hàng còn nợ và thời gian thanh toán.

• Tổng hợp công nợ cần thu: Báo cáo chi tiết tổng số công nợ của doanh nghiệp.

• Phân tích công nợ theo thời hạn: Xác định công nợ theo thời gian để theo dõi và thu hồi hiệu quả.

• Các báo cáo khác: Được lập theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Kết Luận

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu, công nợ và hỗ trợ tài chính, góp phần đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp với mức lương từ 8.000.000 - 25.000.000 VNĐ/tháng. Cơ hội phát triển rộng mở khi kế toán bán hàng có thể thăng tiến lên kế toán tổng hợp, kế toán trưởng hoặc chuyên viên tài chính. Nếu các bạn sinh viên mong muốn tìm hiểu việc làm kế toán, có thể truy cập vào website tuyển dụng uy tín Job3s.com.vn để có nhiều cơ hội cho bản thân nhé!