Nhân viên điều phối là gì? Mô tả công việc & Mức lương

1. Nhân viên điều phối là gì?

Điều phối là người tổ chức, sắp xếp và lập kế hoạch để công việc diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi. Nhân viên điều phối có nhiệm vụ lập kế hoạch, hướng dẫn, quản lý, đảm bảo nhân sự chuẩn bị và thực hiện các công việc ở mức tốt nhất.

Là một nhân viên điều phối, bạn phải giữ tinh thần khách quan để trong quá trình làm việc không bị những quan điểm cá nhân chi phối. Công việc này thường yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý cao nên chỉ thích hợp với những người có khả năng Multi-task.

2. Mức lương của nhân viên điều phối

Mức lương của nhân viên điều phối thường dao động từ 8.000.000 - 15.000.000 (VNĐ/tháng), tùy theo kinh nghiệm, vị trí đảm nhiệm và địa điểm làm việc. Theo tìm hiểu của Job3s, mức lương trung bình của vị trí này cụ thể như sau:

Mức lương theo kinh nghiệm

Mức lương theo vị trí

3. Mô tả công việc của nhân viên điều phối

Công việc của nhân viên điều phối bao gồm cả nhiệm vụ đối nội và đối ngoại, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bên, điều phối công việc, đảm bảo các dự án, kế hoạch được triển khai suôn sẻ.

3.1. Đối ngoại

Nhân viên điều phối đảm nhận vai trò kết nối và hợp tác với các đối tác bên ngoài để thực hiện các hoạt động liên quan đến công ty. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Nhân viên điều phối cần xây dựng chính sách hợp lý để tạo sự liên kết và hợp tác hiệu quả giữa công ty và các đối tác ngoài.

• Phối hợp với các công ty đối tác trong việc tổ chức công việc, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

• Thực hiện các hoạt động hỗ trợ dự án và công việc với sự hợp tác của các công ty, doanh nghiệp liên quan.

• Xây dựng các chương trình liên kết để mở rộng thị trường cho công ty, đồng thời tạo ra cơ hội phát triển cho các bên tham gia.

3.2. Nhiệm vụ đối nội

Bên cạnh việc phối hợp với các đối tác bên ngoài, nhân viên điều phối cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc với các bộ phận nội bộ trong công ty. Các nhiệm vụ bao gồm:

• Hợp tác với các bộ phận liên quan khác như dự án, thiết kế để hoàn thành một số công việc nội bộ của công ty.

• Xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng dự án, giúp mọi người trong nhóm nắm rõ nhiệm vụ, hoàn thành tiến độ, dễ dàng kiểm soát công việc.

• Theo dõi tiến độ và kết quả của các dự án, thu thập phản hồi và hỗ trợ chỉnh sửa dự án kịp thời khi gặp các vấn đề hoặc sự cố phát sinh.

• Cập nhật tình hình thực hiện các dự án hoặc kế hoạch công ty. Điều này giúp cấp trên có cái nhìn tổng quan về tiến độ và hiệu quả công việc.

• Báo cáo định kỳ để theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc, từ đó đưa ra các phương pháp điều chỉnh, định hướng tiếp theo trong công việc.

4. Các vị trí cho chức danh Điều phối viên

Trên thực tế, điều phối viên có thể làm việc ở nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Dưới đây là một số vị trí việc làm điều phối phổ biến, có nhu cầu tuyển dụng khá cao hiện nay.

4.1. Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng là công việc khá phổ biến hiện nay, có mức độ phức tạp thấp, phù hợp với những bạn sinh viên năm cuối hoặc chưa có kinh nghiệm và muốn thử sức với công việc này.

Nhân viên điều phối hàng hóa có nhiệm vụ lên kế hoạch cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nên tiêu thụ diễn ra nhanh chóng, đảm bảo giao đúng thời gian và địa điểm mà khách hàng yêu cầu.

4.2. Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải có nhiệm vụ chính là tổ chức vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận hàng. Do tính chất công việc khá vất vả nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu người điều phối là nam giới.

Quy trình làm việc của điều phối vận tải bao gồm: Tiếp nhận thông tin đơn hàng và tiến hành tìm kiếm xe vận chuyển phù hợp, theo sát quá trình vận chuyển đến khi hàng hóa đến nơi an toàn, đảm bảo việc hàng hóa được giao đến nơi theo đúng tiến độ, chất lượng và số lượng.

4.3. Nhân viên điều phối sự kiện

Đối với các sự kiện chung, nhân viên điều phối có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị tổng thể cho sự kiện. Khác với nhân viên điều phối của công ty, nhân viên điều phối sự kiện có thể làm việc tự do và được tuyển dụng cho các sự kiện khác nhau.

Công việc của điều phối sự kiện khá phức tạp nên thường yêu cầu phải có bằng cấp cử nhân về Marketing, truyền thông, quan hệ công chúng…. và có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực về thời gian, đặc biệt là phải giỏi giao tiếp.

4.4. Nhân viên điều phối kho

Nhân viên điều phối kho có vai trò quản lý tất cả hàng hóa nhập vào, xuất ra và hiện có trong kho. Đồng thời, họ phải chịu trách nhiệm điều phối nhân viên phân loại sản phẩm, làm sạch, đóng gói, vận chuyển hàng hóa,...

Bên cạnh đó, nhân viên điều phối cần phải cập nhật tình trạng hàng tồn kho, các thông tin hàng nhập vào, xuất ra và sắp xếp sản phẩm theo khu vực, cũng như điều động hàng hóa theo tình hình thực tế.

4.5. Nhân viên điều phối Logistic

Nhân viên điều phối Logistic đảm nhiệm công tác điều phối liên quan đến hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa, chịu trách nhiệm kiểm soát lịch trình vận chuyển, thông quan và giao hàng đến cho khách hàng.

Sau đó, nhân viên điều phối sẽ tiến hành phát hành hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và thực hiện thanh toán, đồng thời kiểm soát chi phí logistic và tìm giải pháp để giảm chi phí hậu cần hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh.

4.6. Nhân viên điều phối dự án

Nhân viên điều phối dự án là người đảm nhiệm các công việc như: Lên kế hoạch, phân công, kiểm soát tiến độ dự án. Họ là người sẽ đứng ra giải đáp thắc mắc và xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình dự án được triển khai.

Thông thường, nhân viên phối dự án sẽ làm việc với người quản lý dự án để phân công việcc cho các thành viên trong nhóm, đồng thời theo dõi dự án để có hiệu quả nhất. Do đó, công việc này đòi hỏi bạn cần có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án mà mình tham gia.

5. Kỹ năng cần có đối với vị trí điều phối viên

Để thành công trong vị trí điều phối viên, bạn cần phải rèn luyện một số kỹ năng để giúp kế hoạch hoàn thành đúng thời hạn và công việc đạt hiệu quả cao.

• Kỹ năng điều phối: Kỹ năng điều phối là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ điều phối viên nào cũng cần rèn luyện nâng cao. Kỹ năng này bao gồm việc quan sát, vận hành và sắp xếp các công việc, liên quan đến quá trình điều phối của mình.

• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên điều phối phải làm việc với nhiều bộ phận, đơn vị để hỗ trợ và hoàn thiện dự án. Do đó, nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp các kế hoạch, quy trình điều phối diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

• Kỹ năng quản lý: Kỹ năng quản lý nhân sự rất quan trọng đối với một điều phối viên. Để dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch mà cần sự quan sát, khả năng phân tích thông tin cũng như xử lý vấn đề tốt hơn.

• Kỹ năng hướng dẫn: Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn phải cập nhật kiến thức mới, nên nhân viên điều phối cần phải biết cách truyền tải thông tin đến mọi người, để có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng được xem là bắt buộc đối với các điều phối viên. Bởi, nhân viên điều phối là vị trí trung gian, truyền tải thông tin giữa các bộ phận với nhau. Nếu bạn có khả năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp cho công việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Nhân viên điều phối không chỉ là người tổ chức, quản lý mà còn là "nhân tố kết nối" trong môi trường làm việc, giúp mọi thứ vận hành một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Với mức lương giao động từ 8.000.000 - 15.000.000 (VNĐ/tháng), cùng nhiều cơ hội rộng mở, đây được xem là vị trí công việc đáng để bạn thử sức. Nếu có nhu cầu tìm việc làm điều phối, bạn có thể truy cập vào nền tảng tuyển dụng của Job3 để biết thêm thông tin chi tiết.