Cơ cấu, nhiệm vụ & chức năng của phòng nhân sự trong công ty

1. Cơ cấu của phòng nhân sự

Phòng nhân sự, hay còn gọi là bộ phận nhân sự (Human Resources - HR), đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho một tổ chức. Cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự thường bao gồm 4 bộ phận chính gồm có bộ phận tuyển dụng, hành chính, đào tạo và phát triển, lương thưởng và phúc lợi.

1.1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Bộ phận tuyển dụng là bộ phận đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự, đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc thu hút những nhân sự có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc. Công việc chính của bộ phận này bao gồm việc xây dựng chiến lược tuyển dụng, đăng tải thông tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên và tổ chức phỏng vấn.

Tuyển dụng đúng người vào đúng vị trí sẽ giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ, vì nguồn lực con người là yếu tố quyết định sự thành công của mọi doanh nghiệp. Do đó, bộ phận tuyển dụng không chỉ thực hiện những nhiệm vụ cơ bản mà còn phối hợp với các bộ phận khác để xác định nhu cầu nhân sự, giúp đáp ứng yêu cầu thay đổi trong chiến lược phát triển của công ty.

Ngoài ra, bộ phận này còn phải liên tục cải tiến quy trình tuyển dụng để tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất với văn hóa và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Việc nâng cao chất lượng tuyển dụng cũng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và tinh thần làm việc tốt, góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

1.2. Bộ phận hành chính (HR Admin)

Bộ phận hành chính trong phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý những công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ nhân sự và thủ tục hành chính. Ngoài việc đảm bảo các giấy tờ liên quan đến nhân viên luôn được lưu trữ và cập nhật đầy đủ, bộ phận này cũng phải tổ chức các hoạt động văn phòng như quản lý tài sản công ty, vật dụng văn phòng phẩm, cũng như những sự kiện nội bộ.

Bộ phận hành chính còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì một môi trường làm việc hợp lý và thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Với khả năng làm việc đa nhiệm và linh hoạt, bộ phận hành chính cần phải xử lý công việc đột xuất hoặc thay đổi yêu cầu từ các bộ phận khác.

Ngoài ra, bộ phận này cần đảm bảo mọi công tác hành chính được thực hiện suôn sẻ, từ việc lên kế hoạch cho những sự kiện nội bộ đến việc xử lý vấn đề phát sinh trong ngày làm việc. Điều này giúp cho tổ chức hoạt động trơn tru và tạo môi trường làm việc gắn kết, hiệu quả cho các nhân viên.

1.3. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự (T&D) có nhiệm vụ quan trọng trong việc nâng cao năng lực và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên. Công việc của bộ phận này bao gồm thiết kế chương trình đào tạo kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. Bộ phận này cũng đánh giá nhu cầu đào tạo từ các phòng ban, từ đó triển khai những khóa học phù hợp để giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.

Không chỉ vậy, bộ phận T&D còn có trách nhiệm cập nhật và thay đổi nội dung đào tạo theo những xu hướng mới nhất trong ngành nghề và công nghệ. Điều này đảm bảo rằng nhân viên luôn được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để có thể thích ứng và làm việc hiệu quả trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

1.4. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B - Compensation & Benefits)

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) đảm nhận một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong phòng nhân sự đó là quản lý chính sách về lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên. Công việc này bao gồm việc xác định mức lương, chế độ thưởng hợp lý và phúc lợi khác như bảo hiểm, nghỉ phép và các khoản hỗ trợ cho nhân viên. Bộ phận này phải luôn theo dõi và điều chỉnh mức lương, thưởng sao cho phù hợp với thị trường và nhu cầu phát triển của công ty.

Bên cạnh đó, bộ phận C&B còn phải đảm bảo chính sách đãi ngộ được thực hiện công bằng và hợp lý, góp phần giữ chân nhân tài trong công ty. Việc đánh giá, điều chỉnh và cải thiện các gói lương thưởng không chỉ giúp nâng cao động lực làm việc cho nhân viên mà còn tạo ra môi trường làm việc công bằng, nơi mỗi cá nhân cảm thấy được trân trọng và cống hiến hết mình cho sự phát triển chung của tổ chức.

Tóm lại, mỗi bộ phận trên đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó duy trì sự vận hành ổn định và sự phát triển bền vững của tổ chức.

2. Chức năng của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự đảm nhận nhiều chức năng quan trọng nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Những chức năng của phòng tổ chức nhân sự không chỉ bao gồm việc tuyển dụng nhân sự phù hợp mà còn quản lý thông tin, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cũng như quản lý hoạt động và mối quan hệ giữa nhân viên và các cấp quản lý, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho tất cả người lao động trong công ty.

2.1. Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng

Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng là nhiệm vụ cơ bản của phòng nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ cần xác định nhu cầu nhân sự cụ thể của công ty, từ đó đề ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp với yêu cầu công việc. Việc này bao gồm việc xây dựng mô tả công việc chi tiết, xác định những kỹ năng cần thiết và thiết lập ngân sách cho việc tuyển dụng.

Bên cạnh đó, phòng nhân sự cũng phải thực hiện các chiến lược truyền thông để thu hút ứng viên tiềm năng. Những kênh quảng cáo tuyển dụng được lựa chọn cẩn thận, đồng thời đảm bảo quy trình phỏng vấn, tuyển chọn diễn ra hiệu quả. Khi công tác tuyển dụng được thực hiện đúng đắn, công ty sẽ dễ dàng thu hút được nhân lực chất lượng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2.2. Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty

Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự là một chức năng quan trọng mà phòng nhân sự cần thực hiện để duy trì trật tự và đảm bảo tính chính xác của những hồ sơ liên quan đến nhân viên. Bộ phận hành chính sẽ chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, các giấy tờ quan trọng như quyết định tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng hay khen thưởng nhân viên.

Bên cạnh đó, phòng nhân sự cũng thực hiện chế độ phúc lợi, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định của công ty và pháp luật. Công tác quản lý hồ sơ nhân sự còn bao gồm việc chuyển phát văn thư, hợp đồng, hóa đơn và đảm bảo những giấy tờ liên quan được lưu trữ và bảo mật.

Việc quản lý thông tin chính xác và kịp thời không chỉ giúp các công ty tuân thủ pháp luật mà còn giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên, duy trì mối quan hệ lao động lành mạnh. Đồng thời, hồ sơ nhân sự sẽ là công cụ hữu ích cho việc đánh giá và ra quyết định nhân sự trong các hoạt động quản trị nguồn lực.

2.3. Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực

Chức năng đào tạo và phát triển nhân lực đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên. Bộ phận nhân sự sẽ tổ chức các chương trình đào tạo nhằm cải thiện kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm của nhân viên, từ đó giúp họ đáp ứng yêu cầu công việc và phát triển nghề nghiệp lâu dài.

Việc đào tạo không chỉ giúp nhân viên nâng cao năng lực cá nhân mà còn góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Đầu tư vào đào tạo trực tiếp mang lại lợi ích cho nhân viên và góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được động viên và khích lệ. Đồng thời, một lực lượng lao động có tay nghề cao sẽ giúp công ty giảm thiểu chi phí tuyển dụng và duy trì nhân sự lâu dài.

Bằng cách duy trì các chương trình đào tạo thường xuyên, công ty có thể giữ vững sự đổi mới và luôn theo kịp xu hướng công nghệ và quản lý mới nhất, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững.

2.4. Quản lý hoạt động của nhân viên

Quản lý hoạt động của nhân viên là một chức năng quan trọng để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong môi trường làm việc. Quản lý hoạt động của nhân viên bao gồm việc duy trì một môi trường làm việc hài hòa và giải quyết các mâu thuẫn giữa nhân viên với cấp quản lý.

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ giải quyết những tranh chấp có thể phát sinh trong công việc, đồng thời giúp thiết lập các chính sách công bằng, rõ ràng và nhất quán đối với tất cả nhân viên.

Ngoài ra, phòng nhân sự còn đảm nhận trách nhiệm về việc triển khai chính sách lương thưởng công bằng, tạo sự động viên cho nhân viên làm việc hiệu quả. Mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và công ty chính là yếu tố cốt lõi giúp duy trì môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ công ty phát triển lâu dài.

2.5. Quản lý hiệu suất làm việc

Quản lý hiệu suất làm việc là một trong những chức năng quan trọng giúp đánh giá và nâng cao chất lượng công việc trong tổ chức. HR cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất rõ ràng thông qua mục tiêu SMART, từ đó giúp nhân viên nhận thức rõ ràng về kỳ vọng và trách nhiệm của mình.

Quá trình này không chỉ đơn thuần là đánh giá mà còn là cơ hội để HR và người quản lý thiết lập mục tiêu cá nhân và nhóm, hướng đến mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty.

Để đạt hiệu quả, phòng nhân sự phải theo dõi và đánh giá liên tục tiến độ làm việc của nhân viên, giúp họ nhận ra những điểm mạnh và yếu, từ đó đề xuất kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp. Một chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả sẽ giúp cải thiện kỹ năng và khả năng làm việc của nhân viên, đồng thời thúc đẩy một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và hướng đến kết quả.

2.6. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Phòng nhân sự sẽ theo dõi và phân tích các xu hướng nhân sự, từ đó đưa ra dự báo về nhu cầu nguồn lực cho tương lai.

Công tác này giúp tổ chức nhận diện được những vị trí cần bổ sung nhân sự hoặc những nhân viên có tiềm năng phát triển lên những vị trí cao hơn. Việc hoạch định nguồn nhân lực không chỉ đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự, phòng nhân sự có thể đưa ra kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân tài, đảm bảo công ty luôn có đội ngũ nhân viên phù hợp và sẵn sàng đáp ứng những thay đổi trong nhu cầu công việc. Đây là cơ sở vững chắc giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.

2.7. Xây dựng chính sách lương thưởng, phúc lợi

Chính sách lương thưởng và phúc lợi là yếu tố then chốt trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng các chính sách này sao cho công bằng, hợp lý và thu hút được ứng viên chất lượng. Việc duy trì một chế độ đãi ngộ hợp lý không chỉ tạo ra động lực cho nhân viên mà còn giúp công ty xây dựng được một hình ảnh thương hiệu vững mạnh trên thị trường lao động.

Bên cạnh việc xây dựng chính sách phù hợp, phòng nhân sự còn có nhiệm vụ theo dõi, điều chỉnh mức lương thưởng sao cho phù hợp với tình hình tài chính của công ty và đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động. Chính sách lương thưởng công bằng, hợp lý là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và khuyến khích nhân viên cống hiến nhiều hơn.

2.8. Duy trì và phát triển văn hoá công ty

Văn hoá công ty không chỉ là yếu tố giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp gắn kết các thành viên và xây dựng sự phát triển bền vững. Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò chính trong việc xây dựng và duy trì giá trị, niềm tin và hành vi đặc trưng của tổ chức. Bộ phận này cần truyền tải rõ ràng mục tiêu và giá trị cốt lõi đến nhân viên, đồng thời tổ chức các hoạt động giao tiếp và đào tạo để tăng cường tinh thần đồng đội.

Ngoài ra, chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự còn bao gồm việc đảm bảo tính thống nhất trong cách thức làm việc và ứng xử của nhân viên, tạo nên một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Văn hoá doanh nghiệp mạnh mẽ không chỉ giúp duy trì sự ổn định mà còn là chìa khóa để công ty vượt qua thử thách và phát triển bền vững.

Chức năng của phòng nhân sự trong công ty đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì ổn định và phát triển lâu dài cho doanh nghiệp. Phòng nhân sự giúp xác định và tuyển chọn nhân viên phù hợp, đồng thời xây dựng các chương trình đào tạo, phát triển năng lực. Mặc dù không tạo ra doanh thu trực tiếp nhưng phòng nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực chất lượng, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc và năng suất chung. Ngoài ra, để trở thành một phần của bộ phận nhân sự đóng góp vào sự phát triển dài hạn của công ty, hãy truy cập Job3s.com.vn để tìm những cơ hội việc làm hành chính nhân sự hấp dẫn.