Nhân viên thu mua là gì? Mô tả công việc & mức lương

1. Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua (Procurement Staff) hay gọi là nhân viên mua hàng, là người chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng và giá thành tốt nhất.

Đồng thời, nhân viên thu mua còn trao đổi các điều khoản, hợp đồng và đảm bảo quá trình vận chuyển đúng thời hạn, cũng như kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Không những thế, nhân viên thu mua cũng phải quản lý ngân sách, đảm bảo duy trì các mức tồn kho và theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo quá trình cung ứng diễn ra hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo nguồn gốc xuất xứ.

2. Mức lương của nhân viên thu mua

Mức lương của nhân viên thu mua được đánh giá tương đối ổn, thậm chí cao hơn so với thị trường. Tùy thuộc vào vị trí đảm nhiệm, quy mô của doanh nghiệp, mức lương của nhân viên mua hàng sẽ có sự thay đổi nhất định.

Theo tìm hiểu của Job3s, nhân viên mua hàng mới ra trường sẽ có mức lương từ 5.000.000 - 8.000.000 (VNĐ/tháng). Nếu có trình độ tiếng anh khá và tự tin vào kiến thức, kỹ năng mà mình có thì bạn có thể đạt mức lương từ 8.000.000 - 10.000.000 (VNĐ/tháng).

Mức lương trung bình của nhân viên thu mua có kinh nghiệm dao động từ 10.000.000 - 15.000.000 (VNĐ/tháng) trở lên, có thể lên tới 15.000.000 (VNĐ/tháng). Bên cạnh mức lương cơ bản, bạn cũng có thể nhận thêm được các khoản phụ cấp, hiệu quả công việc. Đặc biệt, các mức thưởng còn có thể cao hơn so với người ít kinh nghiệm.

3. Mô tả công việc của nhân viên thu mua

Công việc của nhân viên thu mua bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty diễn ra một cách hiệu quả và liên tục. Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên thu mua thường đảm nhận:

3.1. Xác định nhu cầu công ty

Nhân viên thu mua cần phải liên lạc với các bộ phận, phòng ban hoặc cá nhân có liên quan trong công ty và tham khảo kế hoạch sản xuất, kinh doanh và định hướng phát triển. Từ đó, xác định nhu cầu và đưa ra các giải pháp tối ưu về quá trình thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm và dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.

3.2. Nghiên cứu thị trường

Nhân viên thu mua phải tiến hành nghiên cứu thị trường và xác định được các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của công ty. Sau đó, nhân viên thu mua sẽ tiến hành khảo sát bảng giá sản phẩm, dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau để có kế hoạch thỏa thuận mức giá hợp lý nhất với nguồn cung ứng đảm bảo chất lượng và uy tín.

3.3. Tìm kiếm nhà cung cấp

Nhờ quá trình nghiên cứu thị trường, nhân viên thu mua có thể tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, quy trình giao hàng, chương trình ưu đãi và chính sách chăm sóc khách hàng.

3.4. Đàm phán và ký hợp đồng

Nhân viên thu mua sẽ tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp về giá cả, hợp đồng, điều khoản… đảm bảo rằng tất cả các điều khoản được thỏa thuận đáp ứng nhu cầu của công ty để tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp đó.

3.5. Theo dõi và đánh giá

Sau khi ký hợp đồng, nhân viên thu mua sẽ theo dõi và đánh giá việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên thu mua cần phải đàm phán với nhà cung cấp để giải quyết tình huống và đảm bảo quyền lợi của công ty.

3.6. Quản lý tồn kho

Nhân viên thu mua phải theo dõi các mức tồn kho để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, đáp ứng nhu cầu của công ty, tránh trường hợp gây lãng phí nguồn tài nguyên. Các công việc mà nhân viên thu mua phải thực hiện như: Theo dõi tình trạng và số lượng các sản phẩm trong kho, xác định các sản phẩm cần phải bổ sung và thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho…

3.7. Quản lý ngân sách

Nhân viên thu mua phải đảm bảo việc thu – chi hợp lý, cân bằng trong giới hạn ngân sách được phê duyệt. Chính vì, nhân viên phải kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, chứng từ và phiếu chi để đảm bảo rằng số tiền chi tiêu cho quá trình cung ứng diễn ra là chính xác và tiết kiệm chi phí.

3.8. Đánh giá nhà cung cấp

Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của các đối tác giúp nhân viên thu mua xác định các nhà cung cấp hợp tác lâu dài. Mục đích của việc đánh giá nhằm lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn. Do đó, các nhà quản lý cần có những tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phù hợp để có kết quả khách quan và chính xác nhất.

3.9. Công việc liên quan khác

Bên cạnh những công việc trên, nhân viên thu mua cần tham gia thêm vào một số công việc liên quan khác như: Duy trì và tạo mối quan hệ với nhà cung cấp, xử lý các giấy tờ mua bán và bàn giao cho các bộ phận liên quan, quản lý logistics và xử lý các sự cố kịp thời, đưa ra những ý tưởng, giải đáp nhằm cải thiện quá trình mua hàng của công ty…

4. Phân biệt giữa nhân viên thu mua nội địa và quốc tế

Nhân viên thu mua nội địa và quốc tế có những sự khác biệt cơ bản về phạm vi công việc, yêu cầu và các yếu tố liên quan đến môi trường làm việc. Dưới đây là sự phân biệt giữa hai loại nhân viên này:

5. Những kỹ năng cần có của một nhân viên thu mua

Mặc dù vị trí nhân viên thu mua không đòi hỏi quá cao về kiến thức chuyên môn nhưng để hoàn thành tốt công việc ứng viên cần có kinh nghiệm và các kỹ năng nhất định. Dưới đây là những kỹ năng cần có của một nhân viên thu mua:

• Khả năng phân tích: Khả năng phân tích và đánh giá sẽ giúp bạn hiểu rõ những yêu cầu từ phía công ty cũng như có thể lên một kế hoạch mua hàng chi tiết và tối ưu. Ngoài ra, kỹ năng này cũng giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, đáp ứng chất lượng hàng hóa theo đúng yêu cầu, từ đó giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

• Chịu được áp lực: Công việc thu mua phải đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác trong công ty trong thời gian nhất định, đồng thời phải hoàn thành các mục tiêu mua hàng theo KP, xử lý các yêu cầu phát sinh và tình huống ngoài kế hoạch. Vì vậy, để làm được công việc này nhân viên thu mua cần phải là người có khả năng chịu được áp lực, giữ được bình tĩnh khi giải quyết các tình huống ngoài kế hoạch, đồng thời biết cách quản lý thời gian để hoàn thành công việc đúng deadline.

• Am hiểu thị trường: Nhân viên thu mua cần nắm vững các đặc điểm kỹ thuật, nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng, mẫu mã và chủng loại của sản phẩm cần mua. Việc hiểu rõ giá cả thị trường giúp nhân viên thu mua có nền tảng vững chắc để đàm phán và thương lượng với nhà cung cấp. Từ đó, họ có thể đưa ra được mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí và đảm bảo sản phẩm bán ra có giá cả cạnh tranh trên thị trường.

• Quản lý tài chính: Nhân viên thu mua cần phải giải quyết được các vấn đề liên quan đến thanh toán và xử lý các hóa đơn. Do đó, kỹ năng quản lý tài chính tốt sẽ giúp nhân viên thu mua sử dụng ngân sách một cách hợp lý và tránh lãng phí, từ đó mang lại khả năng sinh lời cao hơn cho công ty. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp bạn quản trị rủi ro tài chính, nắm bắt và dự báo những biến động của thị trường giảm thiểu tác động tiêu cực tới ngân sách mua hàng

• Giao tiếp và đàm phán: Nếu có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt, bạn có thể đưa ra mức giá tốt nhất và những điều khoản hợp đồng có lợi nhất cho cả hai bên. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt còn giúp giải quyết các vấn đề hoặc tranh luận giữa các bên trong quá trình cung ứng. Từ đó, có thể mang lại sự đồng thuận và cái nhìn thiện cảm từ phía nhà cung cấp và các đối tác khác.

• Phát triển các mối quan hệ: Việc phát triển và quản lý các mối quan hệ tốt sẽ tạo ra một sự liên kết chặt chẽ giữa bạn với các nhà cung cấp hàng hóa. Điều này, sẽ giúp cho nguồn cung hàng hóa của bạn trở nên ổn định hơn mà còn thúc đẩy quá trình đàm phán và thương lượng hợp đồng khác trở nên dễ dàng hơn. Đây cũng là một trong những kỹ năng cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro xung đột giữa các bên trong quá trình mua hàng.

6. Yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm đối với nhân viên thu mua

Để hoàn thành tốt công việc của mình, nhân viên thu mua cần đáp ứng các yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm và ngoại ngữ dưới đây:

• Kinh nghiệm: Bạn cần có kinh nghiệm mua hàng hoặc chuyên môn tương ứng khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên thu mua. Thông thường, nếu ứng viên có kinh nghiệm lâu năm thường có mức lương tốt và dễ dàng xin vào các công ty lớn.

• Ngoại ngữ: Các nhà cung ứng, đối tác của doanh nghiệp có thể là các công ty nước ngoài. Do đó, kỹ năng thu mua là điều rất cần thiết đối với nhân viên thu mua. Tùy vào từng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà bạn phải có kỹ năng ngoại ngữ tương ứng: Tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn…, nhưng nếu bạn có trình độ ngoại ngữ tốt thường sẽ có mức lương cao hơn.

• Bằng cấp: Theo tìm hiểu của Job3s, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên vị trí nhân viên thu mua có bằng tốt nghiệp các chuyên ngành: Logistic, Kế toán, Tiếng Anh thương mại, Quản trị kinh doanh, … Do đó, việc theo học các chuyên ngành trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức nền tảng về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, quản lý chuỗi cung ứng và chi phí. Từ đó, ứng viên có thể thực hiện công việc đạt hiệu quả cao và chuyên nghiệp hơn.

Hy vọng với thông tin của Job3s trên đây, bạn sẽ có thêm những kiến thức bổ ích, chuẩn bị cho mình một hành trang thật vững vàng để chinh phục vị trí nhân viên thu mua ngay từ bây giờ. Nếu có nhu cầu tìm việc làm nhân viên thu mua bạn có thể truy cập nền tảng tuyển dụng Job3s.com.vn để biết thêm thông tin chi tiết.