Trợ lý nhân sự gì? Mô tả công việc và mức lương

1. Trợ lý nhân sự là ai?

Trợ lý nhân sự (tên tiếng anh là HR Assistant) là người hỗ trợ Trưởng phòng hoặc Giám đốc nhân sự trong việc quản lý các công việc hành chính và nhân sự của tổ chức. Công việc của họ bao gồm việc hỗ trợ tuyển dụng, quản lý bảng lương hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến người lao động. Mục tiêu công việc nhằm đảm bảo mọi công tác nhân sự diễn ra thuận lợi.

Nhiệm vụ của trợ lý nhân sự khá phức tạp, đòi hỏi ứng viên phải có khả năng làm việc dưới áp lực cao, đảm nhiệm khối lượng công việc lớn và xử lý nhiều vấn đề cùng một lúc. Bên cạnh đó, với đặc thù công việc thường xuyên phải tương tác với nhiều bộ phận và đối tác khác nhau nên ngoài kiến thức chuyên môn và giao tiếp thì ngoại hình cũng là điểm cộng lớn cho ứng viên theo đuổi ngành nghề này.

2. Mô tả công việc của trợ lý nhân sự

Trợ lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng, là cầu nối giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Hãy cùng Job3s tìm hiểu chi tiết trợ lý nhân sự là làm gì để hiểu rõ hơn về vai trò của vị trí này trong tổ chức.

2.1. Hỗ trợ tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức để đảm bảo chọn đúng người cho vị trí cần tuyển. Là một trợ lý nhân sự, ứng viên cần phải thực hiện các công việc quan trọng như đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, sau đó liên lạc và trao đổi để sắp xếp phỏng vấn, thực hiện các thủ tục hành chính cho nhân viên trúng tuyển. Đây là một chuỗi công việc tốn thời gian và yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn thận.

Ngoài ra, công việc của trợ lý nhân sự còn bao gồm quản lý và duy trì dữ liệu ứng viên. Với lượng lớn ứng viên ứng tuyển, trợ lý nhân sự phải luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ thông tin khi cấp trên yêu cầu, từ đó giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và hiệu quả.

2.2. Giám sát nhân viên

Giám sát nhân viên giúp đảm bảo người lao động thực hiện đúng các quy định của công ty và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Trợ lý nhân sự sẽ thực hiện các công việc như theo dõi thời gian và thái độ làm việc cùng các quy định nội bộ khác. Ngoài ra, họ còn giám sát hiệu suất công việc của nhân viên, đưa ra phản hồi kịp thời và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc.

Có thể thấy, công việc giám sát của trợ lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp, giúp đội ngũ nhân viên làm việc năng suất và gắn bó hơn với công ty.

2.3. Đặt lịch họp, sự kiện

Trợ lý nhân sự có trách nhiệm sắp xếp lịch họp cho nhân viên và cấp trên một cách hợp lý, hiệu quả và tránh xung đột. Trường hợp cấp trên phải đi công tác dài ngày, trợ lý cũng cần hỗ trợ đặt vé máy bay, tàu xe, phòng khách sạn... để đảm bảo chuyến đi diễn ra thuận lợi.

Bên cạnh đó, trợ lý cũng cần theo dõi các sự kiện quan trọng của công ty như tiếp đón khách hàng, đối tác, tổ chức hội thảo, hội nghị hoặc các sự kiện nội bộ. Họ cần phải tham gia vào công tác chuẩn bị từ việc lên kế hoạch, sắp xếp địa điểm cho đến chuẩn bị tài liệu cùng các công việc liên quan khác. Nhờ vào khả năng tổ chức và lên kế hoạch chặt chẽ, trợ lý nhân sự giúp công ty vận hành hiệu quả và trơn tru hơn.

2.4. Hỗ trợ chấm công, tính lương

Hỗ trợ chấm công và tính lương là một phần quan trọng trong công việc của trợ lý nhân sự, giúp đảm bảo người lao động được trả lương đúng và đầy đủ. Trợ lý nhân sự sẽ theo dõi và ghi chép chính xác thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ vào, giờ ra và các trường hợp vắng mặt. Dựa trên dữ liệu chấm công, trợ lý sẽ hỗ trợ tính lương dựa trên các yếu tố như giờ làm việc, ngày nghỉ phép và các khoản khấu trừ.

Công việc này đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ, đồng thời phải linh hoạt trong việc tiếp nhận và xử lý phản hồi của nhân viên về công lương. Như vậy, hỗ trợ chấm công và tính lương của trợ lý không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn giúp công ty duy trì được sự minh bạch trong việc chi trả lương cho người lao động.

2.5. Các công việc khác

Bên cạnh các công việc chính trên, trợ lý nhân sự còn cần thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của trưởng phòng, cụ thể như:

- Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới nhập liệu và hoàn tất các giấy tờ quan trọng.

- Làm báo cáo tuyển dụng và tình hình nhân sự cho cấp trên.

- Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc của nhân viên về chính sách, quy định của công ty.

- Hỗ trợ và tham gia lập kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho nhân viên.

- Hỗ trợ làm các thủ tục liên quan đến nhân viên nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

- Hỗ trợ xử lý các công việc hành chính, giấy tờ hoặc nhiệm vụ liên quan đến quản lý nhân sự khác.

Trên đây là một số nhiệm vụ cơ bản mà vị trí này cần thực hiện. Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có yêu cầu công việc của trợ lý nhân sự riêng. Vì vậy, trước khi ứng tuyển, ứng viên cần đọc kỹ yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp để xem bản thân có thực sự phù hợp với vị trí này hay không.

4. Mức lương của vị trí trợ lý nhân sự

Theo khảo sát, mức lương của trợ lý nhân sự dao động trung bình từ 6.000.000 – 8.000.000 VNĐ/tháng. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào trình độ, số năm kinh nghiệm cũng như khu vực làm việc, thu nhập của việc làm trợ lý nhân sự có thể khác nhau, cụ thể:

Bảng mức lương của trợ lý nhân sự theo trình độ

Bảng mức lương trợ lý nhân sự theo số năm kinh nghiệm và lộ trình thăng tiến

Bảng mức lương của trợ lý nhân sự theo khu vực làm việc

Lưu ý: Tại các công ty lớn hoặc các vị trí quản lý trợ lý nhân sự, mức lương có thường cao hơn tuỳ theo yêu cầu và trách nhiệm công việc.

Tổng thu nhập của trợ lý nhân sự cũng có thể bao gồm thêm các khoản thưởng hiệu suất, phúc lợi và các chế độ đãi ngộ khác do công ty quy định.

5. Kỹ năng cần có của trợ lý nhân sự

Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, bên cạnh kiến thức chuyên môn, trợ lý nhân sự cũng cần sở hữu nhiều kỹ năng bổ trợ như:

• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là kỹ năng cốt lõi giúp trợ lý nhân sự làm việc hiệu quả với các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Giao tiếp rõ ràng cả bằng lời nói và văn bản giúp trợ lý truyền đạt thông tin một cách chính xác. Hơn nữa, việc lắng nghe và hiểu thông tin cũng giúp làm việc với đồng nghiệp và khách hàng suôn sẻ hơn.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong công việc không tránh khỏi những tình huống phức tạp. Vì vậy, trợ lý nhân sự cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và linh hoạt. Cùng với đó, tư duy logic, phân tích và tìm ra giải pháp tối ưu giúp cho trợ lý hoàn thành tốt công việc được giao trong ngày.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Khả năng làm việc nhóm bao gồm kỹ năng cộng tác, lắng nghe và hỗ trợ lẫn nhau. Trợ lý nhân sự cần phải thành thạo kỹ năng này để xử lý công việc hiệu quả, đồng thời xây dựng các mối quan hệ trong tổ chức.

• Kỹ năng quản lý: Đây là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng mà bất kỳ trợ lý nhân sự nào cũng cần phải có. Họ cần phải có khả năng thu thập, tổ chức và duy trì thông tin, đồng thời quản lý tài liệu, báo cáo… sao cho gọn gàng và dễ tìm nhất khi cần. Kỹ năng quản lý còn bao gồm việc quản lý lịch trình (bao gồm các cuộc họp, sự kiện…) diễn ra đúng thời gian.

Như vậy, muốn trở thành một trợ lý nhân sự “được việc”, ứng viên cần phải có các kỹ năng như giao tiếp, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, quản lý thông tin cũng như lịch trình. Những kỹ năng này không chỉ giúp ứng viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà còn góp phần nâng cao hiệu suất công việc của tổ chức. Việc phát triển và rèn luyện các kỹ năng sẽ giúp trợ lý nhân sự đạt được thành công trong công việc và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên.

6. Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm chuyên môn

Bằng cấp và kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng, không chỉ giúp ứng viên hoàn thành tốt công việc mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển nghề nghiệp lâu dài. Do vậy, để làm việc trong ngành nghề này, ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Bằng cấp, học vấn: Tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng liên quan đến quản trị nhân sự, luật hoặc các chuyên ngành liên quan. Đặc biệt, nếu muốn thăng tiến lên vị trí trưởng phòng hoặc giám đốc nhân sự, ứng viên nên cân nhắc học lên Thạc sĩ.

• Trình độ tiếng anh: Tiếng anh là yêu cầu không thể thiếu khi làm việc trong các công ty quốc tế hoặc doanh nghiệp có đối tác nước ngoài. Việc thành thạo tiếng Anh giúp trợ lý nhân sự dễ dàng giao tiếp, trao đổi thông tin và xử lý công việc với đồng nghiệp, đối tác từ các quốc gia khác. Đây cũng là một lợi thế lớn trong việc tiếp cận tài liệu, quy trình làm việc quốc tế và tham gia các khóa đào tạo nâng cao.

• Kinh nghiệm chuyên môn: Đối với ứng viên mới ra trường hoặc ít kinh nghiệm, các công ty thường yêu cầu ít nhất 0-1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự hoặc các công việc hành chính tương tự. Đối với vị trí yêu cầu kinh nghiệm cao hơn (ví dụ: trợ lý nhân sự cấp cao), các công ty có thể yêu cầu từ 2-3 năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, với mỗi công ty, yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm có thể thay đổi.

Trợ lý nhân sự là vị trí quan trọng trong một tổ chức, có nhiệm vụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý và phát triển nguồn lực. Đây được xem là một trong những vị trí có cơ hội nghề nghiệp rộng mở với mức lương tương đối ổn định. Tuy nhiên, để thành công trong lĩnh vực nhân sự, ứng viên cần phải có đầy đủ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như không ngừng học hỏi và sẵn sàng đối mặt với thử thách.