Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Mức lương & yêu cầu

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs-Cus) là người chịu trách nhiệm về chứng từ, văn bản liên quan trong quá trình xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu.

Thông thường, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có nhiều mảng như sau:

• Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan;

• Chứng từ hàng sea xuất/nhập;

• Chứng từ hàng air xuất/nhập;

• Chứng từ thanh toán quốc tế;

• Chứng từ cước – logistics.

2. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phụ thuộc nhiều vào địa điểm làm việc, bằng cấp và kinh nghiệm. Theo tìm hiểu của Job3s, mức lương giao động từ 8.000.000 - 24.000.000 (VNĐ/tháng), cụ thể như sau:

3. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất khẩu

Công việc của nhân viên chứng từ xuất khẩu có thể thay đổi tùy theo ngành hàng, quy mô công ty và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo một số công việc cơ bản của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu như sau:

3.1. Công việc liên quan đến hàng nhập khẩu

Công việc liên quan đến hàng nhập khẩu bao gồm tương tác với bên đối tác ở nước ngoài, khách hàng và hãng vận chuyển.

• Hợp tác với các bên liên quan: Trong quá trình nhập khẩu một lô làng, bạn phải liên hệ chặt chẽ với khách hàng và đối tác ở nước ngoài để hiểu quá trình đóng gói và vận chuyển hàng. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ đồng bộ và không gặp sự cố.

• Khai E-manifest: Gần khi tàu đến cảng, nhân viên chứng từ cần khai báo Manifest với hải quan, bao gồm các thông tin về loại hàng, số lượng và chi tiết khác, đảm bảo trùng khớp với các chứng từ liên quan.

• Thông báo hàng đến và giao hàng: Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, nhân viên chứng từ cần phải phát hành thông báo hàng đến, lệnh giao hàng hoặc có thể ủy quyền thuận lợi cho khách hàng trong việc lấy hàng.

• Theo dõi và thanh toán: Sau đó, nhân viên chứng từ tiếp tục theo dõi tình hình đơn hàng cho đến khi quá trình thanh toán với đối tác ở nước ngoài được hoàn tất.

3.2. Công việc liên quan đến hàng xuất khẩu

So với việc nhập khẩu hàng, công việc của nhân viên chứng từ liên quan đến hàng xuất khẩu trở nên nhẹ nhàng hơn khi chỉ cần tương tác với hãng vận chuyển và khách hàng.

• Đặt chỗ và liên hệ vận chuyển: Đầu tiên, bạn cần phải liên hệ với hãng vận tải hoặc hàng không để đặt chỗ cho lô hàng.

• Liên quan đến hải quan và bốc dỡ: Liên hệ với các bộ phận liên quan trong quá trình làm hải quan và kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng để tránh tình huống không mong muốn như thất lạc hàng hóa, trễ chuyến.

• Lập vận đơn: Tạo vận đơn cho lô hàng, đảm bảo thông tin của lô hàng chính xác và đầy đủ theo yêu cầu.

• Giám sát vận chuyển: Cuốn cùng, bạn cần phải theo dõi quá trình vận chuyển lô hàng để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.

3.3. Các nhiệm vụ khác

Ngoài những nhiệm vụ cơ bản, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể phải thực hiện các công việc khác tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp:

• Tìm đối tác nước ngoài: Tìm kiếm và mở rộng mạng lưới đối tác ở nước ngoài để có mức giá tốt nhất.

• Soạn thảo tài liệu: Chuẩn bị các tài liệu như hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, danh sách hàng hóa, đơn đặt hàng, lệnh giao hàng và nhiều tài liệu khác.

• Chuẩn bị chứng từ: Các chứng từ liên quan đến hàng hóa, chẳng hạn như giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, giấy kiểm định từ các cơ quan chức năng và nhiều chứng từ khác.

• Quản lý tài liệu: Sắp xếp và lưu trữ khoa học các bộ tài liệu, văn bản, giấy tờ liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu.

4. Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Để có thể đảm nhiệm vị trí viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần phải rèn luyện và trang bị cho mình những kỹ năng sau đây:

• Kỹ năng phân tích

Khả năng tư duy phân tích là yếu tố quan trọng giúp nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hiểu rõ về quy trình làm việc, nhận biết các khía cạnh cần chú ý và đảm bảo tính chính xác trong công việc. Tư duy phân tích giúp họ dễ dàng nhận biết được các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất giải pháp phù hợp để đối phó với những vấn đề phát sinh.

• Kỹ năng giao tiếp

Quá trình xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ phải làm việc với nhiều đối tác khác nhau như đối tác tại nước ngoài, khách hàng, hãng vận chuyển và cơ quan hải quan. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông tin được trao đổi chính xác, các bên đều hiểu rõ về quy trình và yêu cầu.

• Kỹ năng tin học

Là một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, chắc chắn bạn cần phải thành thạo các công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,... Bởi bạn sẽ làm việc trực tiếp với các chứng từ, hợp đồng, hóa đơn. Đồng thời, thực hiện việc báo cáo tài liệu cho cấp trên, tính toán chi phí vận chuyển, tổng hợp hàng hóa vận chuyển,... Do đó, kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng cần thiết đối với nhân viên xuất nhập khẩu.

• Kỹ năng ngoại ngữ

Kỹ năng tiếng Anh của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu rất quan trọng vì công việc này yêu cầu phải giao tiếp và xử lý các tài liệu, hợp đồng quốc tế và làm việc với đối tác nước ngoài. Việc thành thạo tiếng Anh giúp nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể làm việc hiệu quả, tránh các sai sót trong việc xử lý tài liệu và giao tiếp với các bên quốc tế liên quan.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu thường đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng. Khi gặp sự cố trong việc xử lý chứng từ, vận chuyển hàng hóa và thủ tục hải quan, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải có phân tích tình huống, tìm kiếm giải pháp để khắc phục tình hình.

5. Yêu cầu đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nếu muốn theo đuổi nghề nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về bằng cấp, kinh nghiệm và vốn ngoại ngữ như sau:

• Bằng cấp: Bạn cần có bằng tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành Thương mại, Ngoại thương, Logistics, xuất nhập khẩu hoặc các ngành có liên quan để ứng tuyển vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.

• Kinh nghiệm: Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phù hợp với những bạn mới tốt nghiệp hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, những ứng viên có kinh nghiệm sẽ được ưu tiên tuyển dụng và có mức lương cao hơn.

• Ngoại ngữ: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu không cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể làm. Trên thực tế bạn chỉ cần đọc hiểu các hồ sơ, chứng từ, bằng tiếng Anh và giao tiếp cơ bản là được. Tuy nhiên, nếu bạn giỏi tiếng Anh và vốn ngoại ngữ tốt thì bạn sẽ có thể được ưu thế hơn các ứng viên khác khi ứng tuyển.

6. Thách thức mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải đối mặt

Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức do tính phức tạp của quy trình xuất nhập khẩu, yêu cầu tuân thủ chính xác các chính sách, quy định pháp luật. Dưới đây là một số thách thức thường gặp của vị trí này:

• Áp lực thời gian: Quá trình xuất nhập khẩu yêu cầu tuân theo các thời hạn chặt chẽ. Việc không hoàn thành các thủ tục đúng thời hạn có thể gây ảnh hưởng lớn đến lịch trình vận chuyển và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

• Rủi ro về tài chính: Một số lô hàng có giá trị lớn và thời gian giao nhận dài, có thể gây ra rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Chính vì thế, nhân viên chứng từ cần đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán và tuân thủ thời hạn, để tránh xảy ra các vấn đề pháp lý hoặc mất tiền.

• Chứng từ không đồng bộ: Trong quá trình xử lý chứng từ, thường xảy ra trường hợp sai sót hoặc không đồng bộ giữa các tài liệu. Việc này, có thể dẫn đến sự trì hoãn trong việc vận chuyển hàng hóa hoặc thậm chí là bị từ chối thông quan tại cảng hoặc sân bay đến quốc gia đích.

• Phụ thuộc vào đối tác: Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường liên quan chặt chẽ đến các đơn vị vận tải và đối tác thương mại. Nếu như phía đối tác gặp sự cố có thể ảnh hưởng đến quá trình xuất nhập khẩu.

• Khả năng giải quyết xung đột: Quá trình xử lý hàng hóa, có thể xảy ra trường hợp hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Nhân viên chứng từ phải có khả năng xử lý tình huống một cách hiệu quả để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ với các đối tác diễn ra tốt đẹp.

• Vấn đề vận chuyển và Logistics: Quản lý vận chuyển yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan, từ nhà cung cấp, công ty vận chuyển đến các cơ quan hải quan. Cần phải đảm bảo việc hàng hóa được giao đúng hẹn và không gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.

• Thay đổi quy định hải quan và luật pháp: Chính sách và quy định hải quan thường thay đổi, vì vậy nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ. Việc không nắm vững các thay đổi có thể dẫn đến việc vi phạm luật và gây rủi ro cho doanh nghiệp.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là công việc đòi hỏi sự yêu nghề, cẩn trọng và tỉ mỉ trong từng công đoạn. Bù lại, bạn sẽ có công việc ổn định với mức lương hấp dẫn. Nếu bạn có nhu cầu tìm việc làm liên quan đến ngành Logistics, xuất nhập khẩu có thể truy cập vào trang tuyển dụng của Job3s để biết thêm thông tin chi tiết!